El cierre de mes es uno de los hitos más importantes de tu gestión mensual: consolida la información de las liquidaciones de tus colaboradores, habilita el período siguiente en la plataforma y genera de forma automática los reportes y archivos necesarios para el pago de sueldos y leyes sociales.
Sin embargo, sabemos que en el día a día pueden surgir imprevistos que requieran realizar ajustes retroactivos de última hora. En esta guía te acompañaremos de manera sencilla para que aprendas cómo cerrar un período de forma segura, cómo reabrirlo si detectas algún error y de qué manera gestionar la apertura de liquidaciones individuales sin poner en riesgo tu información.
Requisitos previos importantes
Antes de comenzar con cualquiera de estos procesos, asegúrate de cumplir con las siguientes condiciones:
Permisos de usuario: Para realizar el cierre de un mes, debes contar con el permiso de Modificación en la entidad Procesos (dentro de los permisos de Remuneraciones). Para reabrir un mes ya cerrado, es obligatorio que tengas el perfil de Administrador activo.
Liquidaciones cerradas: Verifica que todas las liquidaciones de sueldo del mes correspondiente se encuentren en estado Cerrada.
Procesos finalizados: Todos los procesos de pago asociados al período deben estar marcados en estado Pagado.
Paso a paso
Proceso 1: Cómo realizar el cierre del mes
Sigue estos pasos una vez que hayas verificado que toda la información de la nómina del mes está correcta y lista para ser consolidada:
Paso 1: Ingresa al módulo de Procesos
Para comenzar, dirígete al menú lateral izquierdo de la plataforma y haz clic en la sección Remuneraciones. Una vez allí, selecciona la opción Procesos para visualizar el listado de tus períodos mensuales.
RUTA: Remuneraciones → Procesos
Paso 2: Ubica el período y cierra el candado
A continuación, desplázate por la lista hasta encontrar el mes específico que deseas procesar. Verás que a su costado se muestra un ícono de candado. Haz clic directamente sobre él para iniciar el cierre del período.
Paso 3: Espera la validación automática del sistema
Una vez que presiones el candado, el sistema realizará una validación automática de seguridad. Si detecta alguna liquidación abierta, procesos de pago pendientes de finalizar o contratos expirados de meses anteriores, el sistema te mostrará una advertencia en pantalla indicando el detalle para que puedas solucionarlo. Si todo está correcto y libre de pendientes, verás que el estado del período cambiará exitosamente a Cerrado.
Proceso 2: Cómo reabrir un mes ya cerrado
Si detectas un error después de haber cerrado el mes y necesitas realizar correcciones, puedes revertir el cierre siguiendo este flujo:
Paso 1: Activa el Modo Administrador
Primero, dirígete a la esquina superior derecha de la pantalla y haz clic sobre tu nombre de usuario. En el menú desplegable que aparece, selecciona la opción Activar Modo Administrador. Esto te otorgará los permisos avanzados necesarios para la reapertura.
Paso 2: Regresa a la sección de Procesos
Luego de activar el modo administrador, vuelve a ingresar a la vista de períodos mensuales a través de la ruta habitual de navegación:
RUTA: Remuneraciones → Procesos
Paso 3: Abre el candado del período
Una vez allí, posiciónate sobre el mes que necesitas corregir y haz clic en el ícono del candado (que ahora se mostrará cerrado). Verás que al pulsarlo el candado cambiará a su estado abierto, habilitando nuevamente el período para que puedas realizar las modificaciones necesarias.
Proceso 3: Cómo reabrir la liquidación de un colaborador específico
A veces el mes general se encuentra abierto, pero la liquidación individual de un colaborador aparece bloqueada. Para abrirla y editar sus datos de forma aislada, realiza lo siguiente:
Paso 1: Ingresa al perfil del colaborador
Para comenzar, busca y accede a la Ficha del Colaborador cuya liquidación deseas corregir. Una vez dentro de su ficha, haz clic en la pestaña llamada Liquidaciones.
Paso 2: Desbloquea la liquidación
Busca el período mensual que necesitas editar. En la columna de Acciones, ubica el ícono de candado. Si el mes general de la empresa está abierto, tendrás disponible la opción Abrir al hacer clic sobre este candado. Al seleccionarla, la liquidación quedará desbloqueada para que puedas ingresar o editar ítems, asistencias y otros parámetros que afecten su cálculo.
Resultado esperado
Si realizaste los pasos correctamente, el sistema responderá según la acción ejecutada:
Al cerrar el mes: El período quedará bloqueado para evitar modificaciones accidentales, se habilitará el mes siguiente y el sistema generará de manera definitiva los reportes y archivos de pago (como Previred y el Libro de Remuneraciones Electrónico).
Al reabrir el mes o liquidación: La plataforma desbloqueará la edición de la información, permitiéndote actualizar libremente los valores internos para corregir los cálculos de nómina correspondientes.
Consideraciones adicionales
Lo que debes saber sobre volver a abrir un período
⚠️ No hay recálculo automático: Abrir un mes o una liquidación individual no actualiza los montos de forma automática. Si modificas algún parámetro de cálculo (por ejemplo, la tasa de la Mutual o el sueldo base), debes ingresar de forma manual a la liquidación del colaborador y hacer clic en el botón Actualizar para que los cambios se calculen y tengan efecto.
Regeneración obligatoria de archivos: Si realizas modificaciones en un período reabierto, recuerda que debes volver a generar manualmente los archivos de salida, especialmente el Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE), la planilla de Previred y la Centralización Contable. Los archivos generados antes de la reapertura no se actualizan solos.
Impacto en la Centralización: Ten presente que modificar un mes ya cerrado y exportado puede generar descuadres con tu sistema contable. Asegúrate de regenerar el archivo de centralización y volver a cargarlo en tu software contable si hiciste cambios.
Estados del Proceso: Si el período general está abierto pero no te permite editar algún bono o haber, verifica que el proceso al que pertenece esa liquidación se encuentre en estado Iniciado o En Revisión.
Resolución de dudas frecuentes (¿Qué hacer si...?)
¿No puedes agregar un ítem? Asegúrate de que tanto el mes general como la liquidación individual del colaborador estén en estado Abierto, y que el Proceso se encuentre como Iniciado o En Revisión. Si visualizas un candado cerrado en cualquiera de estos niveles, la edición de cálculos estará bloqueada.
¿El colaborador no aparece en el proceso del mes? Revisa su ficha contractual y confirma que su fecha de término de contrato no sea anterior al mes que estás intentando procesar.
¿Quieres abrir el mes solo para un colaborador? La apertura del período siempre se realiza a nivel de toda la empresa. Sin embargo, una vez que abres el mes de manera general, puedes elegir abrir y actualizar únicamente la liquidación del colaborador específico que lo requiera, manteniendo protegidas las demás.
¿Necesitas cambiar un dato de un mes pasado? Deberás activar el Modo Administrador, reabrir ese mes en particular, abrir la liquidación del colaborador, corregir la información y presionar Actualizar. Recuerda que esto alterará los montos ya declarados ante instituciones como la Dirección del Trabajo (DT), Previred o el Servicio de Impuestos Internos (SII), por lo que debes gestionarlo con precaución.
¿Cómo eliminar un mes futuro que abriste por error? En este caso excepcional, te recomendamos ponerte en contacto directamente con nuestro equipo de Soporte y Atención al Cliente (SAC), quienes te asistirán para reposicionarte correctamente en el período en curso.