Cuando necesitas optimizar el tiempo frente a modificaciones operativas masivas, como la actualización legal del Ingreso Mínimo Mensual (IMM) o reajustes de salarios a nivel compañía, editar la información ficha por ficha puede ser desgastante. Para facilitarte esta tarea, la plataforma cuenta con una herramienta de importadores que te permite descargar una plantilla y actualizar las rentas de múltiples colaboradores de forma simultánea a través del modificador de Trabajos.
Antes de empezar: ¿desde cuándo va a regir el cambio?
Un cambio de sueldo base rige desde el período en que queda registrado hacia adelante. No corrige hacia atrás. Esta es la causa más frecuente de confusión con este importador, así que conviene decidirlo antes de cargar el archivo.
| Lo que necesitas | Qué pasa |
|---|---|
| Aplicar el nuevo sueldo desde el mes que tienes abierto | Es el caso normal de esta guía. Carga el importador y recalcula (Pasos 6 y 7) |
| Aplicar el nuevo sueldo a un mes ya cerrado | El importador no lo va a modificar. El mes cerrado está bloqueado, incluso desde Editar Trabajo en la ficha |
| Pagar las diferencias de meses ya pagados | Es un proceso distinto: no se resuelve con este importador. Ver el bloque "Y las diferencias de los meses anteriores" más abajo |
Si cargaste el importador y la liquidación sigue mostrando el sueldo anterior, revisa en este orden:
- ¿El mes está abierto? Si está cerrado, el cambio no se aplica a ese período.
- ¿Ejecutaste el recálculo? Cargar el archivo no recalcula las liquidaciones por sí solo (Pasos 6 y 7).
- ¿El colaborador tiene más de una ficha activa? En ese caso el Código de Ficha es obligatorio en la plantilla; sin él el sistema no sabe cuál trabajo actualizar.
Para iniciar este proceso, utilizaremos la siguiente ruta de navegación:
RUTA: Reportería ➔ Importadores ➔ Administrativo ➔ Trabajos (Modificador)
Paso a paso
Paso 1: Identifica a quiénes les corresponde el cambio
Antes de descargar la plantilla, define la lista. Cuando el motivo es el reajuste del Ingreso Mínimo Mensual (IMM), el alza alcanza a más gente de la que parece:
- Quienes tienen el sueldo base por debajo del nuevo mínimo. Es el grupo obvio.
- Quienes tienen jornada parcial, cuyo mínimo es proporcional a la jornada pactada.
Al descargar la plantilla del importador (Paso 4), el archivo ya viene con tus colaboradores y sus sueldos base actuales: sirve como listado para revisar quién queda bajo el nuevo mínimo antes de decidir a quién modificar.
Paso 2: Para comenzar, dirígete a la ruta indicada anteriormente e ingresa al importador llamado Trabajos (Modificador). Una vez dentro, verás la pantalla de configuración lista para iniciar la actualización.
Paso 3: En esta sección, encontrarás un menú con los distintos elementos que puedes modificar. Busca la casilla correspondiente a Sueldo Base y selecciónala. Esto le indicará al sistema exactamente qué columna de información vas a actualizar.
Paso 4: A continuación, haz clic en el botón Descargar Template. Verás que el sistema genera automáticamente un archivo de Excel personalizado para tu solicitud, el cual se descargará directamente en tu equipo.
Paso 5: Abre el archivo Excel en tu computadora y completa los datos requeridos introduciendo los nuevos valores de sueldos para los colaboradores que correspondan. Una vez que hayas terminado de editar la información, guarda el documento para asegurar los cambios.
Paso 6: Ahora, regresa a la vista del importador en la plataforma. Pincha en la opción Seleccionar archivo, elige el documento Excel que acabas de guardar en tu equipo y súbelo para que el sistema comience a aplicar las modificaciones en lote.
Paso 7: Una vez que el archivo se haya cargado de manera exitosa en el importador, es necesario actualizar los cálculos internos del sistema. Para ello, dirígete a la siguiente ruta:
RUTA: Remuneraciones ➔ Procesos ➔ Procesos. Allí haz clic en el mes correspondiente.
Selecciona el subproceso donde se encuentran las liquidaciones abiertas y, desde el botón Acciones, haz clic en Recalcular liquidaciones. El sistema ejecutará el cálculo masivo para que los nuevos montos se consoliden correctamente.
Resultado esperado
Si realizaste el proceso correctamente, el sistema procesará la información y verás que los nuevos montos de sueldo base se reflejarán de manera automática tanto en la plataforma como en las liquidaciones correspondientes al mes en curso.
Consideraciones adicionales
Al momento de trabajar con la plantilla de modificación en Excel, es fundamental que tengas en cuenta los siguientes puntos para evitar errores en la carga:
Incompatibilidad de campos
El nuevo monto que ingreses en la columna "Sueldo Base" no se puede aplicar de forma simultánea con el campo "Ajuste Porcentual Sueldo Base" dentro del mismo archivo. Debes elegir un método o el otro.
Formato de identificación
En la plantilla es obligatorio ingresar el Número de Documento del colaborador. Asegúrate de respetar el formato correcto y verificar que no queden espacios vacíos ni antes ni después de los dígitos.
Código de Ficha
Puedes dejar esta casilla en blanco si el trabajador cuenta con un solo contrato o trabajo en la empresa. Solo deberás completarlo de forma obligatoria en caso de que el colaborador tenga más de una ficha activa en la plataforma.
¿Qué se actualiza al recalcular y qué no?
Al recalcular liquidaciones (Paso 7) se actualizan los conceptos que se derivan del sueldo base dentro del período abierto:
- Sí se recalculan: la gratificación legal, el valor de las horas extras, y cualquier ítem formulado que use el sueldo base en su base de cálculo.
- No se recalculan solos: los ítems con monto forzado o cargados manualmente, que mantienen el valor que les pusiste.
- No dependen del sueldo base: el tramo de asignación familiar se determina por la renta imponible del colaborador y se actualiza con las reglas de ese beneficio, no por el hecho de cambiar el sueldo. Si esperabas un cambio de tramo y no ocurrió, revisa el artículo "¿Cómo configurar la Asignación Familiar?".
- Los archivos del mes no se regeneran solos. Después de recalcular, vuelve a generar Previred, el Libro de Remuneraciones Electrónico y el transfer bancario: los archivos generados antes de recalcular siguen mostrando los montos anteriores.
Y las diferencias de los meses anteriores
Actualizar el sueldo base deja la plataforma correcta hacia adelante, pero no paga lo que quedó pendiente de los meses ya cerrados. Eso es un proceso aparte y no se hace con este importador.
- No hace falta reabrir los meses cerrados para pagar la diferencia.
- No sirve cualquier haber. Un haber común paga el dinero al colaborador, pero no genera las diferencias de cotizaciones ni los archivos previsionales que corresponden al período de origen.
- Si el motivo es el reajuste del Ingreso Mínimo Mensual, el procedimiento está en el artículo "¿Cómo reliquidar diferencias por la actualización del sueldo mínimo?", que además recoge la instrucción normativa vigente sobre cómo debe pagarse esa diferencia.
Si el sistema te dice que el ítem de ajuste "ya está asignado" y no te deja ingresar el monto, es porque ese ítem ya existe en la liquidación del colaborador: hay que editar la asignación existente en la ficha, en vez de agregarlo de nuevo.
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