La Asignación Familiar es un apoyo económico del Estado que se paga al trabajador por cada carga familiar acreditada, a través del empleador. En este artículo encontrarás qué es, cómo la calcula Buk, cómo configurar las cargas, cómo pagar montos retroactivos y qué hacer cuando el monto de Buk no coincide con el de tu Caja de Compensación.
Definiciones
Asignación Familiar: monto por cada carga familiar acreditable, entregado por el empleador a través del IPS o de una entidad de compensación.
Asignación Maternal: para trabajadoras embarazadas y trabajadores cuya cónyuge esté embarazada. Es de igual monto que la asignación familiar y se paga desde el 5.º mes de embarazo.
Asignación Familiar Retroactiva: pago retroactivo cuando el beneficiario no informó a sus causantes a tiempo. Solo puede percibirse por un máximo de 5 años anteriores a la solicitud.
Métodos de cálculo en Buk
El valor de la Asignación Familiar depende de la metodología que selecciones en Buk.
¿Dónde veo cuál tengo configurada?
La metodología es una configuración de la empresa, no de cada colaborador: se define una vez y aplica a toda la nómina. La encuentras en el menú superior Administración (tuerquita), sección Empresa. Haz clic en el signo + de la empresa que quieras revisar.
Verás una tabla en la que la columna Asignación Familiar indicará cuál es el método que tienes configurado.
Si en esa pantalla no logras identificar cuál está operando, escríbenos a los canales de atención antes de cambiarla: modificar la metodología afecta el cálculo de toda la nómina desde el período en que se aplica.
Por tramo y por carga (cálculo automático)
Buk determina el valor según las cargas ingresadas y el tramo de ingresos del colaborador, con base en el ingreso mínimo mensual (IMM). Estas tablas se actualizan automáticamente en la plataforma según los organismos reguladores; no debes modificarlas manualmente. Quienes reciben la asignación por causal de invalidez tienen derecho al doble del monto.
Ingresar Monto (cálculo manual con ítem)
Desactiva el cálculo automático y te permite crear un ítem para pagar la asignación según las reglas de tu empresa. El ítem debe cumplir:
- Nombre del haber: Asignación Familiar.
- Código: asignacion_familiar (así se incluye correctamente en los archivos de Previred).
- Agrupación LRE recomendada: Asignación Familiar Legal (desde Opciones Avanzadas del ítem).
Luego asigna el ítem al beneficiario correspondiente.
Modo Mixto (automático + manual)
Combina las dos opciones anteriores: si el colaborador tiene cargas registradas y no tiene ítem asignado, se calcula "Por Tramo y por Carga". Si se le ingresa un ítem de Asignación Familiar, ese valor reemplaza al calculado automáticamente.
Configurar las cargas familiares
De forma individual (ficha del colaborador)
Ve a la ficha del colaborador, sección Previsión y Pago, y en el campo Grupo Familiar haz clic en Cambiar. Agrega la información de las cargas y guarda; podrás seleccionar el período desde el cual se aplica el cambio.
También puedes editar cargas desde el menú Administrativo > Otros > Grupo Familiar, haciendo clic en el lápiz del colaborador.
De forma masiva (importadores)
Ve a Importadores y ubica, en la sección Empleados, el importador Carga y Tramos (Grupo Familiar). Descarga el template, completa la cantidad de cargas y tramos, y súbelo. Para registrar el detalle de cada causante (RUT, nombre, edad, relación) usa el importador Detalle Grupo Familiar (Importador) la primera vez, o Detalle Grupo Familiar (Modificador) para editar datos existentes.
Diferencias entre el monto de Buk y el de tu Caja de Compensación (CCAF)
Cuando tu empresa está adscrita a una CCAF, puede ocurrir que el monto que calcula Buk (por tramo) no coincida con el que informa la caja. Esto suele deberse a un desfase temporal en la actualización de los tramos estatales o a que la caja aplica un valor distinto.
¿Cómo pagar exactamente el monto que informa la caja?
Si necesitas que el monto pagado sea el de la caja y no el calculado automáticamente, cambia la metodología del colaborador a Ingresar Monto (o usa Modo Mixto asignándole un ítem): así el valor del ítem reemplaza al cálculo por tramo. Crea el ítem Asignación Familiar (código asignacion_familiar) con el monto informado por la caja y asígnalo al colaborador.
¿Cómo pagar solo la diferencia el mes siguiente?
Si la caja actualizó los tramos y quedó una diferencia a favor del colaborador, puedes pagarla creando un ítem de Asignación Familiar por el monto de la diferencia, o reliquidando el período afectado. Verifica primero si Buk ya tomó el tramo actualizado en la liquidación del mes.
Pago retroactivo de Asignación Familiar
El pago retroactivo corresponde cuando el colaborador no informó a sus causantes a tiempo. Se paga con un ítem manual, aparte del cálculo habitual del mes.
Paso 1: Valida el monto con el organismo que corresponda.
- Empresa adscrita a una CCAF: las cargas retroactivas se pagan y declaran a través de Previred. Espera la planilla de tu caja antes de ingresar el monto: si lo cargas antes, vas a pagar un valor que después no va a cuadrar con lo que informa la caja.
- Empresa no adscrita a una caja: declara al IPS. En Previred, sección Información IPS > Cargas Retroactivas, consulta el RUT del colaborador y revisa las cargas que el IPS autorizó.
Paso 2: Crea el ítem y asígnalo.
Crea un haber llamado Asignación Familiar Retroactiva, asígnalo al colaborador e ingresa el monto validado en el paso anterior.
Paso 3: Revisa que quede bien informado.
Preguntas frecuentes del pago retroactivo:
¿El monto retroactivo suma o reemplaza a la asignación del mes?
Suma. El ítem retroactivo es independiente del cálculo automático del mes: ingresa solo la diferencia que estás regularizando, no el total con el monto habitual incluido. En la liquidación aparecen los dos conceptos por separado.
¿Se descuenta automáticamente en la Caja de Compensación?
No. El ítem retroactivo paga al colaborador; la recuperación frente a la CCAF o el IPS es un trámite aparte que gestionas con el organismo. Crear el ítem en Buk no genera el cobro a la caja.
¿Sirve para eliminar la proporcionalidad de un mes?
No. Si lo que necesitas es corregir un monto que se pagó proporcional a los días trabajados, revisa el caso especial Pago proporcional por días trabajados: el ítem retroactivo es para cargas que no se informaron a tiempo, no para ajustar un cálculo del mes en curso.
Nota: la cuenta contable asociada a la asignación familiar se encuentra en la sección Internas Buk.
Casos especiales
El monto no se refleja en la liquidación aunque hay cargas registradas
Si el colaborador tiene cargas registradas y el número aparece, pero el monto sale en cero, revisa en este orden:
- El período desde el que se aplica el cambio. Al guardar el grupo familiar, Buk pide el período desde el cual rige. Si elegiste un mes posterior al que estás calculando, las cargas existen pero todavía no aplican. Revísalo en la ficha, Previsión y Pago > Grupo Familiar > Cambiar.
- El tramo del colaborador. El valor depende del tramo de ingresos, y el tramo más alto paga cero. Si la renta del colaborador supera el límite del último tramo, el sistema está calculando correctamente: no le corresponde asignación.
- La metodología configurada. En Ingresar Monto, el cálculo automático está desactivado y el valor sale solo del ítem: si no le asignaste el ítem, el monto es cero. En Modo Mixto, si el colaborador tiene un ítem asignado, ese valor reemplaza al automático, por lo que debes revisar que el ítem no esté en cero.
- Si todo lo anterior está bien, recalcula. Los cambios en el grupo familiar no se aplican solos sobre una liquidación que ya se calculó. Recalcula la liquidación del colaborador, o hazlo de forma masiva desde Procesos, botón Acciones, opción Recalcular liquidaciones.
Pago proporcional por días trabajados
La asignación se paga completa si el trabajador presta servicios 25 o más días en el mes; en caso contrario, se paga proporcional a los días trabajados. Si el colaborador está con licencia médica con goce de subsidio, el empleador paga la asignación en su totalidad.
Quitar la asignación a un trabajador que superó el tope de renta
Los causantes que perciban una renta igual o superior al 50% del IMM pierden la calidad de carga. Ajusta el grupo familiar del colaborador en su ficha para que el sistema deje de calcular la asignación desde el período correspondiente.
Asignación pagada de más, sobregiros y finiquitos
Cuando en una liquidación los descuentos de un colaborador superan a sus haberes, el líquido quedaría negativo. En lugar de arrastrar un número en rojo, Buk registra ese saldo como sobregiro y lo descuenta automáticamente en la siguiente liquidación de pago de sueldo (arrastrándolo mes a mes si un solo período no alcanza a cubrirlo). Esto puede pasar, por ejemplo, cuando al reprocesar una liquidación ya pagada el monto recalculado resulta menor al pagado (incluida una asignación familiar que se pagó de más), pues esa diferencia queda como sobregiro por recuperar. No es un error del sistema, es el mecanismo para recuperar pagos en exceso de forma ordenada.
Si vas a pagar la asignación dentro del finiquito y no quieres que además se pague en la liquidación del mes, ajusta el grupo familiar del colaborador para que deje de calcularse desde el período correspondiente, igual que en el caso Quitar la asignación a un trabajador que superó el tope de renta.
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