La Asignación Familiar es un apoyo económico del Estado que se paga al trabajador por cada carga familiar acreditada, a través del empleador. En este artículo encontrarás qué es, cómo la calcula Buk, cómo configurar las cargas, cómo pagar montos retroactivos y qué hacer cuando el monto de Buk no coincide con el de tu Caja de Compensación.
Definiciones
Asignación Familiar: monto por cada carga familiar acreditable, entregado por el empleador a través del IPS o de una entidad de compensación.
Asignación Maternal: para trabajadoras embarazadas y trabajadores cuya cónyuge esté embarazada. Es de igual monto que la asignación familiar y se paga desde el 5.º mes de embarazo.
Asignación Familiar Retroactiva: pago retroactivo cuando el beneficiario no informó a sus causantes a tiempo. Solo puede percibirse por un máximo de 5 años anteriores a la solicitud.
Métodos de cálculo en Buk
El valor de la Asignación Familiar depende de la metodología que selecciones en Buk:
Por tramo y por carga (cálculo automático)
Buk determina el valor según las cargas ingresadas y el tramo de ingresos del colaborador, con base en el ingreso mínimo mensual (IMM). Estas tablas se actualizan automáticamente en la plataforma según los organismos reguladores; no debes modificarlas manualmente. Quienes reciben la asignación por causal de invalidez tienen derecho al doble del monto.
Ingresar Monto (cálculo manual con ítem)
Desactiva el cálculo automático y te permite crear un ítem para pagar la asignación según las reglas de tu empresa. El ítem debe cumplir:
- Nombre del haber: Asignación Familiar.
- Código: asignacion_familiar (así se incluye correctamente en los archivos de Previred).
- Agrupación LRE recomendada: Asignación Familiar Legal (desde Opciones Avanzadas del ítem).
Luego asigna el ítem al beneficiario correspondiente.
Modo Mixto (automático + manual)
Combina las dos opciones anteriores: si el colaborador tiene cargas registradas y no tiene ítem asignado, se calcula "Por Tramo y por Carga". Si se le ingresa un ítem de Asignación Familiar, ese valor reemplaza al calculado automáticamente.
Configurar las cargas familiares
De forma individual (ficha del colaborador)
Ve a la ficha del colaborador, sección Previsión y Pago, y en el campo Grupo Familiar haz clic en Cambiar. Agrega la información de las cargas y guarda; podrás seleccionar el período desde el cual se aplica el cambio.
También puedes editar cargas desde el menú Administrativo > Otros > Grupo Familiar, haciendo clic en el lápiz del colaborador.
De forma masiva (importadores)
Ve a Importadores y ubica, en la sección Empleados, el importador Carga y Tramos (Grupo Familiar). Descarga el template, completa la cantidad de cargas y tramos, y súbelo. Para registrar el detalle de cada causante (RUT, nombre, edad, relación) usa el importador Detalle Grupo Familiar (Importador) la primera vez, o Detalle Grupo Familiar (Modificador) para editar datos existentes.
Diferencias entre el monto de Buk y el de tu Caja de Compensación (CCAF)
Cuando tu empresa está adscrita a una CCAF, puede ocurrir que el monto que calcula Buk (por tramo) no coincida con el que informa la caja. Esto suele deberse a un desfase temporal en la actualización de los tramos estatales o a que la caja aplica un valor distinto.
¿Cómo pagar exactamente el monto que informa la caja?
Si necesitas que el monto pagado sea el de la caja y no el calculado automáticamente, cambia la metodología del colaborador a Ingresar Monto (o usa Modo Mixto asignándole un ítem): así el valor del ítem reemplaza al cálculo por tramo. Crea el ítem Asignación Familiar (código asignacion_familiar) con el monto informado por la caja y asígnalo al colaborador.
¿Cómo pagar solo la diferencia el mes siguiente?
Si la caja actualizó los tramos y quedó una diferencia a favor del colaborador, puedes pagarla creando un ítem de Asignación Familiar por el monto de la diferencia, o reliquidando el período afectado. Verifica primero si Buk ya tomó el tramo actualizado en la liquidación del mes.
Pago retroactivo de Asignación Familiar
Empresas adscritas a CCAF: pueden pagar las cargas retroactivas mediante Previred.
Empresas no adscritas a una caja: declara la Asignación Familiar al IPS. Puedes hacerlo manualmente en Previred, sección Información IPS > Cargas Retroactivas: consulta el RUT del colaborador y revisa las cargas autorizadas por el IPS.
Con la información validada, crea un ítem llamado Asignación Familiar Retroactiva, asígnalo al colaborador e ingresa manualmente el monto a pagar.
Nota: la cuenta contable asociada a la asignación familiar se encuentra en la sección Internas Buk.
Casos especiales
El monto no se refleja en la liquidación aunque hay cargas registradas
Verifica que la metodología de cálculo esté configurada (Por Tramo / Modo Mixto) y que las cargas estén asignadas en el período correcto de la ficha (Previsión y Pago > Grupo Familiar). En Modo Mixto, si existe un ítem manual, ese valor reemplaza al automático.
Pago proporcional por días trabajados
La asignación se paga completa si el trabajador presta servicios 25 o más días en el mes; en caso contrario, se paga proporcional a los días trabajados. Si el colaborador está con licencia médica con goce de subsidio, el empleador paga la asignación en su totalidad.
Quitar la asignación a un trabajador que superó el tope de renta
Los causantes que perciban una renta igual o superior al 50% del IMM pierden la calidad de carga. Ajusta el grupo familiar del colaborador en su ficha para que el sistema deje de calcular la asignación desde el período correspondiente.
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