El archivo de Contabilidad agrupa todos los movimientos contables derivados de las remuneraciones, como sueldos, aportes, retenciones e impuestos.
En Buk, puedes generarlo fácilmente desde la sección de Archivos y Pagos. En este artículo, te explicamos paso a paso cómo crearlo correctamente.
Definiciones:
Contabilidad: Registro de las transacciones financieras relacionadas con la remuneración, organizadas de manera estructurada..
Procesos: Conjunto de actividades relacionadas con la remuneración, como el cálculo de salarios y generación de archivos, realizadas dentro de un periodo.
Periodos: Frecuencia con la que se procesa la remuneración, por lo general mensualmente.
Agrupación: Conjunto de comprobantes que puedes reunir según periodo, proceso, tipo de comprobante, área o de forma manual
1. Crear una nueva Contabilidad
Ve a Remuneración > Archivos y Pagos
Haz clic en Crear
Selecciona en Tipo de Archivo la opción Contabilidad.
Asigna un nombre y selecciona el mes que deseas abarcar.
Para seleccionar los comprobantes puedes usar los filtros avanzados haciendo clic en el paso 4:
Podrás escoger:Filtros de empleado: Área, Cargo, Empresa, Nombre y Número de Documento
Filtros de comprobantes: Estado, Período, Proceso y Tipo de comprobante
Además podrás combinar filtros y tener más flexibilidad al momento de definir las agrupaciones.
Si deseas obtener el archivo de un proceso en especifico basta con que uses el filtro de Proceso y selecciones el proceso especifico, como se muestra en la siguiente imagen:
Y al hacer clic en "agregar" se agregaran todos los comprobantes que están dentro del filtro.
Si deseas seleccionar de forma manual, marca la casilla a la izquierda de cada comprobante para seleccionarlo. Si quieres seleccionar todos, haz clic en Agregar todos
Haz clic en Crear.
A continuación se mostrará una vista con todos los comprobantes de la contabilidad recién generada. Desde aquí podrás:
Visualizar cada comprobante.
Eliminar alguno si es necesario.
Regenerar el libro si hay cambios posteriores.
Descargar el libro de remuneración generado.
Abrir o cerrar archivos si es necesario.
2. Revisar los archivos ya generados
En Remuneración > Archivos y Pagos > Abiertos verás una tabla con las agrupaciones creadas. Cada fila incluye:
Nombre: Identificador de la agrupación.
Tipo de Archivo: Indica el tipo de archivo generado
Tipo de Comprobantes: indica el o los tipos de comprobantes que están incluidos en la agrupación
Comprobantes: Número de comprobantes incluidos.
Mes: Periodo correspondiente.
Estado del archivo: Indica si el archivo está actualizado o desactualizado y debe ser regenerado.
Total Descuentos: Totalizado de cada agrupación
Total Haberes: Totalizado de cada agrupación
Creado por: Usuario que generó el archivo.
Fecha de creación: Día en que se generó el archivo.
Podrás realizar acciones masivas sobre los archivos ya generados:
Selecciona todos los archivos que desees.
Ve al botón de acciones y podrás regenerar o eliminar la selección.
Para revisar el detalle de un archivo:
Haz clic en el nombre de la agrupación para visualizarlo.
Haz clic en la flecha para descargarlo.
Haz clic en el símbolo de candado para abrir o cerrar la agrupación.
3. Editar o eliminar un archivo
Regenerar: Haz clic en "Regenerar" si deseas actualizar el archivo.
Editar: Haz clic en "Editar" y serás redirigido a la vista de creación, donde podrás modificar cualquiera de los valores ingresados y agregar o quitar los comprobantes según necesites.
Eliminar: Haz clic en "Eliminar" si deseas eliminar el archivo.