Un reproceso es el mecanismo que Buk ofrece para modificar liquidaciones de sueldo después de que el proceso de pago ya fue cerrado y pagado. Se usa cuando necesitas corregir un monto, agregar un bono olvidado, registrar una inasistencia que llegó tarde o ajustar cualquier variable que no pudo incluirse antes del cierre. El resultado es una liquidación actualizada que convive con la original, mostrando sólo las diferencias y un transfer de diferencias para pagar la diferencia correspondiente.
Requisitos previos
Antes de poder crear un reproceso, verifica que tengas activa la opción Habilitar creación de procesos en el menú lateral Remuneraciones, sección Configuraciones, pestaña Cálculo:
¿Cuándo usar un reproceso y cuándo no?
Usa un reproceso cuando el proceso de pago ya está en estado Pagado y necesitas modificar liquidaciones de ese período. Si el proceso aún está abierto (en estado Iniciado o En revisión), simplemente abre las liquidaciones directamente y modifica lo que necesitas, sin crear un reproceso.
La diferencia entre un reproceso y una reliquidación es de contexto: ambos ajustan liquidaciones ya procesadas, pero el reproceso opera dentro del mismo período cerrado, mientras que una reliquidación por renta accesoria (por ejemplo, diferencias de gratificación o sueldo mínimo de meses anteriores) genera archivos separados para Previred.
¿Cómo crear un reproceso? Paso a paso
Hay dos formas de iniciar un reproceso. Elige la que mejor se adapte a tu caso.
Opción A. Desde el botón Nuevo Proceso
Esta opción es útil cuando quieres reprocesar liquidaciones de distintos procesos en un mismo reproceso.
Entra al menú lateral Remuneraciones, sección Procesos. Haz clic en Nuevo Proceso y escoge Reproceso. Esta opción aparecerá sólo si tienes procesos de Pago de Sueldos en estado Pagado.
Se abrirá un modal que contendrá sólo las liquidaciones que están dentro de un proceso en estado Pagado, independiente de que pertenezcan a distintos procesos. Ponle un nombre al proceso, selecciona las liquidaciones que quieres reprocesar, haz clic en Agregar Participantes y finalmente en Crear Proceso. De esta forma, se habrá creado el reproceso.
Una vez hayas seleccionado las liquidaciones, puedes hacer los ajustes en cada una de ellas. Puedes hacerlo directamente en las fichas o bien a través de nuestros importadores.
En la pestaña Documentos y Pagos del reproceso, verás los documentos consolidados del reproceso y el transfer por las diferencias, además de un cuadro resumen de las diferencias que se produjeron por el reproceso.
Por otra parte, la pestaña Documentos y Pagos de cada uno de los procesos originales que contengan liquidaciones reprocesadas tendrá una sección llamada Proceso Actualizado, que incluirá todos los cambios de reprocesos. Se mostrará un cuadro resumen que indique la cantidad de liquidaciones del proceso y cuántas fueron reprocesadas, monstrando las diferencias producidas por los reprocesos.
También, justo debajo de la sección anterior, habrá una sección llamada Proceso Inicial, que contendrá los archivos originales del proceso.
Opción B. Desde el mismo proceso
Esta opción es más rápida cuando quieres reprocesar a todos (o casi todos) los participantes de un proceso específico.
Entra al menú lateral Remuneraciones, sección Procesos. Haz clic en el botón Iniciar Reproceso ubicado en la columna Acciones de la tabla de procesos.
Se abrirá un modal con todos los participantes de ese proceso de sueldo incoporados por defecto al reproceso, a menos que alguno de los participantes ya esté dentro de otro reproceso. Aquí tendrás la opción de quitar a aquellos participantes que no quieras reprocesar. Una vez que verifiques a los participantes, haz clic en Crear Proceso. De esta forma, habrás creado el reproceso.
- A partir de aquí, puedes seguir los mismos pasos del punto 3 al 5 de la sección anterior.
¿Qué pasa después de crear el reproceso?
Una vez procesado, en la pestaña Documentos y Pagos del reproceso encontrarás:
- El Reporte de Diferencias, con el detalle de los ajustes por colaborador.
- El Transfer de Diferencias, con el archivo bancario para pagar solo los montos adicionales (o gestionar la recuperación si hay sobregiros).
- Un cuadro resumen de las diferencias generadas.
En la pestaña Documentos y Pagos del proceso original también aparecerá una sección Proceso Actualizado que consolida todos los cambios del reproceso, y una sección Proceso Inicial con los archivos originales sin modificar.
Los libros de remuneraciones, el archivo de Previred y la centralización contable se actualizan automáticamente para reflejar los cambios del reproceso. Para descargar la versión consolidada (proceso original + reproceso), usa los archivos del proceso general o del proceso inicial actualizado, no solo los del reproceso.
Sobregiros: qué son y cómo funcionan
Un sobregiro aparece cuando, al reprocesar, el sistema detecta que se pagó más de lo que correspondía. Por ejemplo, si en el reproceso ingresas una inasistencia que no se registró a tiempo o corriges un descuento, la liquidación actualizada puede mostrar un monto menor al ya pagado. Esa diferencia queda registrada como sobregiro y se descuenta automáticamente en la siguiente liquidación del trabajador.
El sobregiro no representa un error del sistema: es el mecanismo que Buk usa para recuperar pagos en exceso de forma ordenada. Si el trabajador ya devolvió el dinero por otro medio, puedes eliminar el sobregiro manualmente abriendo la liquidación correspondiente. Sin embargo, ten en cuenta que esa acción no genera un respaldo contable automático, así que te recomendamos dejar constancia en tus registros internos.
¿Cómo eliminar un reproceso?
Si necesitas eliminar un reproceso que ya fue creado, primero debes revertir todos los cambios realizados en las liquidaciones incluidas en ese reproceso, dejándolas con los valores originales. Una vez que no haya diferencias, el sistema habilitará la opción para eliminar el proceso. Haz clic en Deshacer Pago para regresar el reproceso a estado Iniciado, y desde ahí podrás eliminarlo con el ícono del basurero.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no me aparece la opción de Reproceso al hacer clic en Nuevo Proceso? La opción sólo aparece cuando tienes al menos un proceso de pago en estado Pagado. Si todos tus procesos están en estado Iniciado o En revisión, no verás Reproceso como alternativa. Verifica también que la configuración Habilitar creación de procesos esté activa.
¿Puedo agregar trabajadores nuevos (que ingresaron después del pago) a un reproceso? No directamente. Los trabajadores disponibles en un reproceso son sólo aquellos que ya tenían una liquidación en un proceso pagado. Si un colaborador ingresó después del cierre y no estuvo en ningún proceso anterior, debes crear un nuevo proceso de pago de sueldo para él, no un reproceso.
¿Cuántos reprocesos puedo crear en un mismo mes? No hay un límite establecido. Puedes crear varios reprocesos en el mismo período, incluso para los mismos colaboradores, siempre que cada reproceso anterior esté en estado Pagado antes de crear el siguiente.
¿El reproceso genera una segunda liquidación visible para el trabajador? Sí. Cuando realizas un reproceso, el colaborador puede ver dos liquidaciones en su ficha: la Liquidación Original y la Liquidación Actualizada. Si no quieres que el trabajador la vea hasta el momento del pago, puedes mantenerla sin publicar hasta que esté lista.
¿Necesito subir dos archivos a Previred cuando hay un reproceso? No necesariamente. El archivo del proceso general consolidado incluye tanto el proceso original como el reproceso. Si descargas el archivo de Previred desde el proceso general, obtendrás toda la información en un solo archivo. Solo necesitarás archivos separados si así lo requiere tu flujo interno.
¿El libro de remuneraciones electrónico (LRE) se actualiza con el reproceso? Sí. El LRE se regenera reflejando los cambios. Puedes regenerar el LRE sin necesidad de abrir el mes, por lo que no hay riesgo de alterar liquidaciones ya cerradas al hacer esa acción.
¿Los cambios del reproceso aparecen en el exportador de nómina? Sí. Una vez que el reproceso está procesado y las liquidaciones actualizadas, los datos se reflejan en el exportador. Si ves valores desactualizados, actualiza las liquidaciones involucradas antes de volver a descargar.
¿Qué diferencia hay entre hacer un reproceso y deshacer el pago? Deshacer el pago de un proceso de pago de sueldos devuelve el proceso al estado Iniciado, permitiéndote modificar directamente las liquidaciones originales sin generar un proceso paralelo. Es útil cuando el cambio es simple y no necesitas mantener registro de la versión anterior. El reproceso, en cambio, conserva la liquidación original intacta y crea una versión actualizada con las diferencias, lo que es preferible cuando necesitas trazabilidad o cuando el pago ya fue acreditado a los trabajadores.
¿Puedo ver un historial de los cambios realizados en un reproceso? Desde la pestaña Documentos y Pagos del proceso puedes ver el cuadro resumen de diferencias y descargar el Reporte de Diferencias. Si necesitas saber qué usuario realizó cada cambio y en qué momento, ese nivel de detalle está disponible a través del historial de cambios, que puede tener un costo adicional según tu plan.
¿Qué hago si el sistema no me permite eliminar un reproceso porque dice que hay cambios en las liquidaciones? Debes revertir manualmente los cambios en cada liquidación del reproceso hasta dejarla igual a la original. Sólo cuando no haya diferencias el sistema habilitará la eliminación. Si tienes muchas liquidaciones modificadas, evalúa si es más práctico mantener el reproceso y simplemente no pagarlo, en lugar de revertir todo.
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