En Buk puedes configurar, crear, asignar y gestionar anticipos de principio a fin. Este artículo te explica todo el proceso: desde la creación del ítem hasta la descarga del transfer bancario y el comprobante del colaborador.
Requisitos previos
Para que tu equipo pueda solicitar anticipos de forma autónoma, debes pedir a nuestro equipo de atención al cliente que habilite las opciones de flujo de ítem y solicitud de anticipos en tu plataforma.
Para crear un proceso de pago masivo, los colaboradores deben tener previamente asignado un ítem de anticipo en el período correspondiente.
Paso a paso
¿Cómo crear un anticipo?
1. Dirígete a Remuneraciones ➝ Ítems ➝ Ítems ➝ Anticipos ➝ Haz clic en "Crear Anticipo".
2. Completa el formulario con la siguiente información:
Tipo: elige entre Fijo o Formulado.
Nombre: asigna un nombre que identifique el anticipo.
Código: define un código único para el ítem ( Ese se autocompleta al ingresar el Nombre del ítem).
Monto a asignar: selecciona si el monto es igual para todos los colaboradores o distinto por persona.
Configura las opciones adicionales según necesites:
Flujo de solicitud: actívalo si quieres que los colaboradores puedan solicitarlo y que pase por aprobación.
Permitir asignación vía beneficios: actívalo si quieres que el anticipo esté disponible desde el módulo de Beneficios.
También puedes configurar opciones avanzadas para restringir el acceso a ciertos grupos de colaboradores.
3. Haz clic en "Guardar" para que se cree el ítem de anticipo.
¿Cómo asignar el ítem de anticipo?
Asignación individual
1. Ingresa a la ficha del colaborador ➝ Ítems ➝ Descuentos ➝ Haz clic en en recuadro "Asignar descuento"
2. Completa el formulario:
Descuento: selecciona el ítem de anticipo creado.
Valor: ingresa el monto del anticipo.
Fecha inicio: selecciona la fecha de inicio.
3. Finalmente, haz clic en "Asignar" y así el anticipo queda asignado al colaborador.
Asignación masiva
1. Dirígete a Reportería ➝ Importadores ➝ Importadores➝ Ítems y KPI's ➝ Selecciona el importador "Ítems (Importador)".
2. Te aparecerá esta visual, aquí debes completar los campos previos ➝ descarga el template ➝ Modificar el template con los datos requeridos y finalmente guardarlo.
3. Finalmente, haz clic en Seleccionar archivo y sube el archivo modificado.
Solicitar un anticipo (colaborador)
Requisito previo
- Ítem de anticipo debe tener marcada la casilla de "Flujo de Solicitud" en su configuración.
Solicitar un anticipo
1. Ingresa a la ficha del colaborador ➝ ítems ➝ Descuentos ➝ "Solicitar anticipo".
2. Selecciona el ítem de anticipo que quieres solicitar ➝ Completa los campos ➝ haz clic a "Solicitar".
3. Una vez enviada la solicitud, puedes revisar su estado desde la misma sección.
Aprobar anticipo desde Solicitudes (administrador)
1. Dirígete a Remuneraciones ➝ Ítems ➝ Solicitudes.
2. Para aprobar individual, haz clic en el ícono de acción en la columna Acciones de cada solicitud.
3. Para aprobar de forma masiva, selecciona todas la solicitudes ➝ Acciones ➝ Aprobar/ Rechazar.
4. Si aprueba las solicitudes, el sistema indicará este mensaje de éxito:
Aprobar anticipos desde ficha del colaborador (administrador)
1. Dirígete a Ficha del colaborador ➝ Ítems ➝ Descuentos ➝ Aprobar.
Descargar el transfer bancario de anticipos
La generación del transfer bancario debe realizarse a través de Otros Pagos:
Dirígete a un Remuneraciones ➝ Procesos.
Ingresa al periodo al que asignaste anticipos (Ej: Marzo 2023).
En el tab de Procesos, debes encontrar la sección Proceso General.
Selecciones Otros pagos.
Desde acá podrás generar el transfer bancario para pagar los anticipos, según dos lógicas:
Por fecha de pago de anticipo: En Tipo de Transfer, selecciona Transfer bancario por fecha de anticipos, luego deberás definir la Empresa y el día de pago para generar tu transfer.
Por ítem de anticipo: En Tipo de Transfer, selecciona Transfer bancario por ítem, luego deberás definir el ítem de anticipo para generar tu transfer.
Acceder al comprobante de anticipo
1. Dirígete a la Ficha del colaborador ➝ Liquidaciones ➝ Baja hasta la sección Recibos extraordinarios.
2. Haz clic en el recibo que quieres visualizar.
Si el comprobante aparece vacío, actualiza primero el comprobante de nómina y luego el de anticipo.
Desasignar un ítem de anticipo
1. Ve a la Ficha del colaborador ➝ Ítems ➝ Descuentos ➝ Busca el anticipo en la lista y haz clic en los tres puntos al lado del ítem.
2. Haz clic en Eliminar.
El anticipo queda desasignado y su comprobante deja de estar disponible.
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