En Buk puedes configurar, crear, asignar y gestionar anticipos de principio a fin. Este artículo te explica todo el proceso: desde la creación del ítem hasta la descarga del transfer bancario y el comprobante del colaborador.
Requisitos previos
Para que tu equipo pueda solicitar anticipos de forma autónoma, debes pedir a nuestro equipo de atención al cliente que habilite las opciones de flujo de ítem y solicitud de anticipos en tu plataforma.
Para crear un proceso de pago masivo, los colaboradores deben tener previamente asignado un ítem de anticipo en el período correspondiente.
Paso a paso
¿Cómo crear un anticipo?
1. Dirígete a Remuneraciones ➝ Ítems ➝ Ítems ➝ Anticipos ➝ Haz clic en "Crear Anticipo".
2. Completa el formulario con la siguiente información:
Tipo: elige entre Fijo o Formulado.
Nombre: asigna un nombre que identifique el anticipo.
Código: define un código único para el ítem ( Ese se autocompleta al ingresar el Nombre del ítem).
Monto a asignar: selecciona si el monto es igual para todos los colaboradores o distinto por persona.
Configura las opciones adicionales según necesites:
Flujo de solicitud: actívalo si quieres que los colaboradores puedan solicitarlo y que pase por aprobación.
Permitir asignación vía beneficios: actívalo si quieres que el anticipo esté disponible desde el módulo de Beneficios.
También puedes configurar opciones avanzadas para restringir el acceso a ciertos grupos de colaboradores.
3. Haz clic en "Guardar" para que se cree el ítem de anticipo.
¿Cómo asignar el ítem de anticipo?
Asignación individual
1. Ingresa a la ficha del colaborador ➝ Ítems ➝ Descuentos ➝ Haz clic en en recuadro "Asignar descuento"
2. Completa el formulario:
Descuento: selecciona el ítem de anticipo creado.
Valor: ingresa el monto del anticipo.
Fecha inicio: selecciona la fecha de inicio.
3. Finalmente, haz clic en "Asignar" y así el anticipo queda asignado al colaborador.
Asignación masiva
1. Dirígete a Reportería ➝ Importadores ➝ Importadores➝ Ítems y KPI's ➝ Selecciona el importador "Ítems (Importador)".
2. Te aparecerá esta visual, aquí debes completar los campos previos ➝ descarga el template ➝ Modificar el template con los datos requeridos y finalmente guardarlo.
3. Finalmente, haz clic en Seleccionar archivo y sube el archivo modificado.
Solicitar un anticipo (colaborador)
Requisito previo
- Ítem de anticipo debe tener marcada la casilla de "Flujo de Solicitud" en su configuración.
Solicitar un anticipo
1. Ingresa a la ficha del colaborador ➝ ítems ➝ Descuentos ➝ "Solicitar anticipo".
2. Selecciona el ítem de anticipo que quieres solicitar ➝ Completa los campos ➝ haz clic a "Solicitar".
3. Una vez enviada la solicitud, puedes revisar su estado desde la misma sección.
Aprobar anticipo desde Solicitudes (administrador)
1. Dirígete a Remuneraciones ➝ Ítems ➝ Solicitudes.
2. Para aprobar individual, haz clic en el ícono de acción en la columna Acciones de cada solicitud.
3. Para aprobar de forma masiva, selecciona todas la solicitudes ➝ Acciones ➝ Aprobar/ Rechazar.
4. Si aprueba las solicitudes, el sistema indicará este mensaje de éxito:
Aprobar anticipos desde ficha del colaborador (administrador)
1. Dirígete a Ficha del colaborador ➝ Ítems ➝ Descuentos ➝ Aprobar.
Descargar el transfer bancario de anticipos
La generación del transfer bancario debe realizarse a través de Otros Pagos:
Dirígete a un Remuneraciones ➝ Procesos.
Ingresa al periodo al que asignaste anticipos (Ej: Marzo 2023).
En el tab de Procesos, debes encontrar la sección Proceso General.
Selecciones Otros pagos.
Desde acá podrás generar el transfer bancario para pagar los anticipos, según dos lógicas:
Por fecha de pago de anticipo: En Tipo de Transfer, selecciona Transfer bancario por fecha de anticipos, luego deberás definir la Empresa y el día de pago para generar tu transfer.
Por ítem de anticipo: En Tipo de Transfer, selecciona Transfer bancario por ítem, luego deberás definir el ítem de anticipo para generar tu transfer.
Acceder al comprobante de anticipo
1. Dirígete a la Ficha del colaborador ➝ Liquidaciones ➝ Baja hasta la sección Recibos extraordinarios.
2. Haz clic en el recibo que quieres visualizar.
Si el comprobante aparece vacío, actualiza primero el comprobante de nómina y luego el de anticipo.
Desasignar un ítem de anticipo
1. Ve a la Ficha del colaborador ➝ Ítems ➝ Descuentos ➝ Busca el anticipo en la lista y haz clic en los tres puntos al lado del ítem.
2. Haz clic en Eliminar.
El anticipo queda desasignado y su comprobante deja de estar disponible.
Preguntas Frecuentes
¿Qué hacer en caso de que no carguen los anticipos al importarlos masivamente?
Si recibes un error del tipo 'Error al cargar anticipos', lo más probable es que haya algún empleado sin trabajo. Para resolverlo, hay que quitar cualquier empleado del excel que no tenga un trabajo creado.
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