En este artículo aprenderás qué es el versionamiento de ítems dentro de la plataforma, comprenderás cómo el sistema genera nuevas versiones automáticamente y descubrirás la forma de visualizar esta información para resolver cualquier duda sobre montos o configuraciones en tus procesos de nómina.
¿Qué es una versión de ítem?
Una versión es un registro histórico de la configuración de un ítem (como por ejemplo su monto o su nombre). Esta función garantiza que, si actualizas un bono hoy, los meses que ya se encuentran cerrados mantengan su valor original de forma intacta, mientras que los nuevos procesos utilicen la información actualizada. Se crea una nueva versión en la ruta Remuneraciones > Ítems > Ítems > Eliges el haber o descuento a editar.
Lógica de actualización del sistema
Para mantener en todo momento la integridad de tu información, Buk decide automáticamente cuándo debe crear una nueva versión de un ítem o cuándo simplemente debe sobreescribir la actual, basándose en el estado de tus comprobantes:
1. Modificación sin nueva versión (Sobreescritura)
Si editas un ítem que aún no ha sido asignado a ningún colaborador, o bien un ítem que solo está asociado a comprobantes abiertos, el sistema no creará una versión adicional. En este caso específico, simplemente se sobreescribirá la versión actual conservando los nuevos cambios ingresados.
2. Creación de una nueva versión
Si el ítem que deseas modificar ya forma parte de comprobantes cerrados y seleccionas la opción "Aplicar cambios desde" un periodo que tiene comprobantes abiertos, el sistema generará automáticamente una nueva versión (por ejemplo, pasará de la Versión 1 a la Versión 2). Esto permite que los nuevos cálculos comiencen a utilizar la configuración actualizada sin alterar los procesos que ya fueron finalizados.
3. Bloqueo por comprobantes cerrados (Alerta)
Si intentas aplicar cambios desde un periodo que ya cuenta con comprobantes cerrados (o si existen periodos posteriores que ya se encuentran cerrados con ese ítem), el sistema mostrará una alerta en pantalla indicando que no se aplicarán los cambios. Para poder proceder en esta situación, deberás abrir dichos comprobantes o seleccionar un periodo donde los procesos aún se encuentren abiertos.
Ejemplo práctico
Imagina que tienes el ítem "Bono Movilización" y este se encuentra actualmente en su Versión 1:
Enero y Febrero ya están cerrados con este bono.
En Marzo (cuyo proceso se encuentra abierto), decides aumentar el monto.
Al momento de guardar los cambios, Buk creará automáticamente la Versión 2 para ser aplicada de Marzo en adelante.
De esta manera, si consultas la información de Febrero, verás que el colaborador mantiene su bono original (Versión 1), pero al consultar Marzo ya visualizarás el nuevo monto actualizado (Versión 2).
Paso a paso: ¿Cómo visualizar las versiones en la plataforma?
A continuación, te presentamos los tres puntos clave desde los cuales puedes auditar las versiones aplicadas dentro del sistema:
Opción 1: Desde la Ficha del Colaborador
Ruta:
Ficha del Colaborador → Asignaciones
Para comenzar, dirígete a la ficha del colaborador que deseas consultar.
Una vez allí, ingresa a la pestaña de Asignaciones.
En esta sección, puedes habilitar la columna Versión para identificar claramente qué configuración específica se le aplicó al colaborador en un mes determinado.
Opción 2: Desde la Configuración de Ítems
Ruta: Administración → Configuración de Ítems
Primero, dirígete al módulo de Administración.
A continuación, ingresa a la sección de configuración de ítems. Desde aquí podrás visualizar la versión tanto en la lista de ítems vigentes como en la de ítems antiguos.
Esta vista te permitirá comparar los cambios históricos de un mismo concepto a lo largo del tiempo.
Opción 3: A través de alertas en la visualización de bonos
Si en algún momento te encuentras consultando un ítem antiguo, verás que el sistema te mostrará una alerta visual en pantalla.
Esta alerta te notificará que existe una versión más reciente disponible, facilitando tu navegación directa hacia la configuración vigente.
Resultado esperado
Si comprendes y utilizas adecuadamente la lógica de versiones, lograrás que tus procesos de nómina mantengan un historial exacto e inalterable en los meses cerrados, garantizando al mismo tiempo que los periodos abiertos y futuros adopten automáticamente los montos y configuraciones vigentes. Además, podrás revisar y auditar en cualquier momento el historial aplicado desde la ficha del colaborador o desde el módulo de administración.
Consideraciones adicionales
Columnas opcionales: Ten en cuenta que en la mayoría de las tablas de la plataforma la columna "Versión" se encuentra oculta por defecto. Debes activarla manualmente desde el configurador de columnas de la tabla correspondiente.
Asignaciones nuevas: Al momento de crear una nueva asignación, Buk siempre seleccionará de forma automática la versión vigente más reciente del ítem.