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Primeros pasos en Gestión de Activos

Centraliza y automatiza la entrega, el seguimiento y el mantenimiento de las herramientas y equipos de trabajo de tu organización con el módulo de Gestión de Activos, asegurando trazabilidad completa sobre el ciclo de vida de cada recurso.

Con esta guía de primeros pasos aprenderás a estructurar tu catálogo jerárquico, configurar atributos personalizados, cargar tus bienes físicos y realizar tu primera asignación con respaldo documental automático:

  • Inventario inteligente: Controla en tiempo real los estados (Disponible, Asignado, En mantenimiento o Inactivo), los atributos únicos y el historial de movimientos de cada unidad física.
  • Catálogo jerarquizado: Organiza tus recursos en Categorías (agrupaciones generales como Computadores o Vehículos), Productos (modelos base como Notebook Lenovo ThinkPad) y Activos (unidades físicas identificables por número de serie o patente).
  • Central de órdenes y solicitudes: Gestiona solicitudes, aprobaciones y entregas de equipamiento de forma ordenada desde una bandeja centralizada.
  • Respaldo documental automático: Genera actas de recepción conforme de manera automática al asignar un equipo a un colaborador, dejándolas disponibles en su ficha personal.

Paso 1: Configura roles y perfiles

Otorga los accesos necesarios a tu equipo administrador para gestionar el inventario y las configuraciones del módulo, y habilita la visibilidad de la pestaña de activos para tus colaboradores y supervisores.

  1. En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Usuarios y Perfiles.
  2. Ingresa a la pestaña Perfiles y haz clic en el ícono de lápiz (Editar) sobre el perfil del usuario que administrará el módulo (o haz clic en Crear Perfil de Usuario).
  3. En la sección Administrativo, ubica los permisos de Gestión de activos y configura:
    1. 3.1. Gestión de activos Inventarios y órdenes: Selecciona Modificación para permitir crear, editar y cambiar el estado de los activos y gestionar órdenes.
    2. 3.2. Gestión de activos Configuración: Selecciona Modificación para administrar categorías, productos y parámetros del módulo.
    3. 3.3. Historial de Notificaciones - Gestión de Activos: Opcionalmente, selecciona Sí para consultar el registro de alertas enviadas.
  4. Desplázate hasta el final de la página y haz clic en Guardar.
  5. Regresa a Administración (ícono de engranaje) > Usuarios y Perfiles > Perfiles y haz clic en el botón Configuración de Perfil normal.
  6. Habilita el acceso de consulta para colaboradores y jefaturas:
    1. 6.1. En la pestaña Permisos > Permisos de supervisor, marca la casilla Activos.
    2. 6.2. En la pestaña Ficha del Colaborador > Pestañas de la ficha, marca la casilla Activos.
  7. Haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Los administradores con el perfil asignado visualizarán el menú Gestión de Activos bajo la sección Administrativo, y los colaboradores verán habilitada la pestaña Activos dentro de su ficha personal.
  • Sugerencia de segmentación: Si cuentas con Plataforma Pro y deseas que cada departamento administre únicamente sus propios recursos (por ejemplo, que el equipo de TI solo vea y gestione la categoría Computadores), puedes editar el usuario en la pestaña Usuarios y activar la opción Limitar por reglas en la sección Alcance de acceso una vez que hayas creado tus categorías.

Paso 2: Crea las categorías

Define el primer nivel de clasificación de tu inventario creando las agrupaciones generales que ordenarán tus recursos de naturaleza similar.

  1. En el menú lateral izquierdo, ve a Administrativo > Gestión de Activos > Configuraciones.
  2. Asegúrate de estar en la pestaña Categorías y haz clic en el botón Crear Categoría.
  3. En el formulario emergente, completa los datos de la agrupación:
    1. 3.1. Nombre: Ingresa un nombre claro para la familia de bienes (por ejemplo, Computadores, Mobiliario, Vehículos o Elementos de Protección Personal).
    2. 3.2. Descripción: Añade una breve referencia sobre los bienes que incluye esta categoría.
  4. Haz clic en Crear Categoría.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Tu nueva categoría aparecerá registrada en la tabla principal de la pestaña Categorías, disponible para asociarle atributos y modelos de productos.
  • Importante sobre la eliminación: Solo podrás eliminar de forma individual aquellas categorías que no tengan productos asociados. Nunca podrás eliminar una categoría cuyos productos ya tengan activos físicos vinculados.

Paso 3: Crea los atributos personalizados de productos

Personaliza la ficha técnica de tus modelos de catálogo agregando campos específicos para clasificar las características generales de tus productos.

  1. En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Atributos personalizados.
  2. Haz clic en el botón Nuevo atributo personalizado.
  3. Configura las propiedades del campo:
    1. 3.1. Entidad: Selecciona Productos.
    2. 3.2. Nombre y tipo de atributo: Define el título del campo (por ejemplo, Memoria RAM, Proveedor o Certificación EPP) y el formato de respuesta (texto, lista desplegable, número o fecha).
    3. 3.3. Filtros condicionales: Si deseas que el campo solo se solicite en determinadas agrupaciones, configura el filtro por Categoría (por ejemplo, que el atributo Memoria RAM solo aparezca en productos de la categoría Computadores).
    4. 3.4. Notificaciones de vencimiento: Si creas un atributo de tipo Fecha (como Vencimiento de certificación), activa las alertas automáticas para recibir avisos previos a su expiración.
  4. Haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Los nuevos campos personalizados aparecerán automáticamente en el formulario cada vez que crees o edites un producto de la categoría asociada.
  • Ejemplo práctico: Configurar atributos con filtros condicionales antes de poblar tu catálogo evita que al crear un vehículo o una silla de oficina el sistema te pida campos exclusivos de informática como Procesador o Memoria RAM.

Paso 4: Crea los productos

Registra los modelos de referencia específicos dentro de cada categoría, los cuales servirán como molde base para dar de alta las unidades físicas de tu inventario.

  1. En el menú lateral izquierdo, dirígete a Administrativo > Gestión de Activos > Configuraciones.
  2. Selecciona la pestaña Productos y haz clic en el botón Crear producto.
  3. Completa la información del modelo en el formulario:
    1. 3.1. Categoría: Selecciona la agrupación general creada en el Paso 2 (por ejemplo, Computadores).
    2. 3.2. Nombre y Marca: Ingresa la denominación específica del modelo (por ejemplo, Notebook Lenovo ThinkPad 16GB) y su fabricante.
    3. 3.3. Atributos personalizados: Completa los valores correspondientes a las características técnicas del modelo creadas en el Paso 3.
    4. 3.4. Opciones avanzadas (opcional): Vincula de forma referencial a qué Áreas y Cargos corresponde este producto para estandarizar el equipamiento requerido por rol.
  4. Haz clic en Crear Producto.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Visualizarás tu catálogo jerarquizado en la tabla principal de la pestaña Productos, con cada modelo asociado a su categoría correspondiente.
  • Ejemplo práctico: Dentro de la categoría Computadores, puedes crear distintos productos según su configuración técnica, tales como Notebook Lenovo ThinkPad 8GB RAM y Notebook Lenovo ThinkPad 16GB RAM.

Paso 5: Configura documentos de entrega (opcional)

Automatiza la emisión de actas de recepción conforme o acuerdos de uso responsable para generar un respaldo formal cada vez que entregues una herramienta de trabajo.

  1. En el menú lateral izquierdo, ingresa a Administrativo > Documentos y Firma > Plantillas.
  2. Configura la plantilla según los módulos contratados en tu plataforma:
    1. 2.1. Si cuentas con el módulo de Gestión Documental: Haz clic en Crear Plantilla, selecciona el tipo Gestión de Activos, asigna la carpeta de destino (se recomienda la carpeta Activos), define si requerirá firma electrónica y redacta el documento insertando variables dinámicas del módulo (como {{activo.nombre}} o {{activo.marca}}). Finalmente, haz clic en Guardar.
    2. 2.2. Si no cuentas con el módulo de Gestión Documental: Busca en el listado la plantilla predeterminada llamada Recepción conforme (asociada al tipo Gestión de activos) y actívala para habilitar su uso.
  3. Dirígete a Administrativo > Gestión de Activos > Configuraciones y entra a la pestaña Productos.
  4. Haz clic en el ícono de lápiz (Editar) sobre el producto que deseas respaldar documentalmente.
  5. Despliega la sección Opciones Avanzadas > Respaldo Documental, habilita la generación automática de documentos y selecciona tu plantilla en el listado desplegable.
  6. Haz clic en Actualizar Producto.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El producto quedará vinculado a la plantilla seleccionada y, cada vez que asignes un activo físico de ese modelo a un colaborador, el acta de entrega se generará automáticamente.
  • Importante: Si al editar un producto no visualizas las opciones de Respaldo Documental, verifica que tengas al menos una plantilla de tipo Gestión de Activos activa en Administrativo > Documentos y Firma > Plantillas.

Paso 6: Crea los atributos personalizados de activos

Agrega campos de identificación única para diferenciar cada unidad física individual dentro de tu inventario, tales como números de serie, códigos internos o fechas de garantía.

  1. En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Atributos personalizados.
  2. Haz clic en Nuevo atributo personalizado.
  3. Define la configuración del campo para tus unidades físicas:
    1. 3.1. Entidad: Selecciona Activos.
    2. 3.2. Nombre y tipo de atributo: Ingresa el nombre del identificador único (por ejemplo, N° de Serie, Código de Activo, IMEI, Patente o Vencimiento de Garantía) y su formato.
    3. 3.3. Filtros condicionales: Asocia el atributo a las categorías o productos específicos donde aplique (por ejemplo, Patente solo para vehículos o N° de Serie para notebooks).
    4. 3.4. Notificaciones de vencimiento: Si el atributo es de tipo Fecha (por ejemplo, Vencimiento de Garantía o Revisión Técnica), configura la alerta anticipada para tu equipo administrador.
  4. Haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Al crear o editar unidades físicas en tu inventario, el formulario desplegará estos nuevos campos según el producto seleccionado.
  • Diferencia clave: Recuerda asociar a la entidad Productos las características compartidas por todas las unidades de un mismo modelo (como Marca o Memoria RAM), y a la entidad Activos los datos irrepetibles de cada ejemplar físico (como Número de serie o Fecha de compra).

Paso 7: Carga el inventario físico (activos)

Ingresa los bienes tangibles de tu empresa a la plataforma para comenzar a controlar su disponibilidad, ubicación y ciclo de vida.

  1. En el menú lateral izquierdo, ve a Administrativo > Gestión de Activos > Inventario.
  2. Haz clic en el botón Crear activo ubicado en la esquina superior derecha.
  3. Completa los campos del formulario de registro:
    1. 3.1. Categoría y Producto: Elige la agrupación y el modelo base al que pertenece la unidad física (por ejemplo, Computadores > Notebook Lenovo ThinkPad 16GB).
    2. 3.2. Estado: Selecciona Disponible para dejar la unidad lista para futuras entregas (o elige Asignado, En mantenimiento o Inactivo según corresponda).
    3. 3.3. Atributos personalizados del activo: Completa los identificadores únicos de esa unidad (como su número de serie, código interno o fecha de adquisición).
  4. Haz clic en Crear Activo.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Verás tus unidades físicas listadas en la tabla principal de Inventario con su respectivo estado y código identificador.
  • Sugerencia para carga masiva: Si tu inventario supera las 10 unidades, ahorra tiempo utilizando el importador masivo en Reportería > Importadores > Importadores, donde podrás descargar la plantilla Excel, completar tus activos y subirlos en un solo paso. Además, en la vista de Inventario puedes usar el botón Organizar columnas para mostrar tus atributos personalizados directamente en la tabla.

Paso 8: Establece la configuración de órdenes, reglas y notificaciones (opcional)

Centraliza las peticiones de equipamiento de tu organización creando órdenes de asignación y definiendo flujos de solicitud.

  1. En el menú lateral izquierdo, ingresa a Administrativo > Gestión de Activos > Órdenes.
  2. En la pestaña Pendientes, haz clic en el botón Crear orden de asignación.
  3. Completa el formulario de la solicitud:
    1. 3.1. Selecciona al colaborador destinatario y la Fecha para asignar.
    2. 3.2. Añade uno o más Productos requeridos e indica la Cantidad de unidades.
    3. 3.3. Opcionalmente, especifica en la sección desplegable los valores de Atributos personalizados que debe cumplir el equipo solicitado (por ejemplo, una talla específica de calzado de seguridad o una capacidad de memoria RAM).
  4. Haz clic en Crear Orden.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: La orden aparecerá en la pestaña Pendientes de la central de Órdenes, desde donde podrás hacer clic en la acción Asignar para filtrar el inventario disponible y entregar el activo exacto que cumpla con los requisitos, o bien Rechazar la solicitud enviando un correo automático con el motivo al solicitante.
  • Sugerencia: También puedes habilitar plantillas de solicitud o conectar el módulo con flujos de Workflow para que las órdenes de asignación se generen automáticamente ante nuevos ingresos o peticiones de colaboradores.

Paso 9: Ejecuta la primera asignación

Entrega oficialmente un activo disponible a un colaborador para completar el flujo operativo, registrar al responsable y emitir de forma automática el documento de respaldo.

  1. En el menú lateral izquierdo, ve a Administrativo > Gestión de Activos > Inventario.
  2. Ubica en el listado el activo con estado Disponible que deseas entregar y, en la columna derecha de acciones, haz clic en Cambiar de Estado (o Cambiar estado).
  3. En la ventana emergente, configura el movimiento:
    1. 3.1. Nuevo estado: Selecciona Asignado.
    2. 3.2. Empleado responsable: Busca y selecciona al colaborador que recibirá el equipo.
    3. 3.3. Comentario (opcional): Añade una observación sobre la condición de entrega (este registro quedará guardado en el historial de movimientos del activo).
  4. Haz clic en Guardar para confirmar la asignación y disparar la generación del documento de entrega (si vinculaste una plantilla en el Paso 5).
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El activo cambiará su estado a Asignado mostrando el nombre del responsable en el Inventario, y al ingresar a la Ficha del Colaborador verás tanto el equipo reflejado en su pestaña Activos como el acta de recepción disponible en su pestaña Documentos (carpeta Activos).
  • Ejemplo práctico: Cuando el colaborador devuelva el equipo o este requiera una reparación técnica, vuelve a utilizar la acción Cambiar de Estado para pasarlo a Disponible, En mantenimiento o Inactivo, conservando toda la trazabilidad histórica de quiénes lo tuvieron a cargo y sus documentos asociados.

¿Qué puedes hacer ahora?

Una vez completada la configuración inicial y tu primera entrega, aprovecha estas herramientas para mantener el control continuo de tu inventario:

  • Auditar el historial de movimientos: Haz clic sobre cualquier unidad en Administrativo > Gestión de Activos > Inventario para consultar su bitácora completa de asignaciones, devoluciones, mantenimientos, comentarios y actas generadas.
  • Ejecutar cambios de estado masivos: Selecciona múltiples unidades en la tabla de Inventario y utiliza el botón Acciones > Cambiar Estado para pasar lotes de equipos a Disponible, En mantenimiento o Inactivo simultáneamente.
  • Gestionar la bandeja de órdenes: Revisa periódicamente Administrativo > Gestión de Activos > Órdenes para atender solicitudes pendientes, verificar documentos adjuntos de respaldo (Ver respaldo) y consultar la pestaña Historial con todas las entregas resueltas.
  • Personalizar las columnas de tu vista: Utiliza el botón Organizar columnas en las tablas de Inventario y de asignación de Órdenes para visualizar en pantalla los atributos personalizados más relevantes para tu operación diaria.

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