En esta guía aprenderás a pagar un aguinaldo (por ejemplo, de Fiestas Patrias o de Navidad) en Buk: cómo crear el ítem, asignarlo a uno o a muchos colaboradores y, si lo pagas antes del cierre del mes, cómo registrarlo como anticipo para que no se pague dos veces. Está pensada para usuarios administradores de Remuneraciones.
Requisitos previos
- Tener permisos de administrador para crear y asignar ítems.
- Que la ficha de cada colaborador esté en estado Activo o Pendiente.
- Tener abierto el proceso del mes en el que vas a pagar el aguinaldo.
En resumen: el aguinaldo es un haber con tipo de remuneración Ocasional. Si lo pagas junto con el sueldo, basta con crearlo y asignarlo (pasos 1 y 2). Si lo pagas antes del fin de mes, agrega además un anticipo por el monto líquido que depositas (paso 3).
Paso 1: Crea el ítem de aguinaldo
Ruta: Remuneraciones > Ítems > Ítems, pestaña Haberes, botón Crear haber.
Completa el formulario considerando lo siguiente:
| Campo | ¿Qué elegir para un aguinaldo? |
|---|---|
| Nombre | El que verá el colaborador en su liquidación, por ejemplo "Aguinaldo Fiestas Patrias". |
| Código | Se completa a partir del nombre y solo se puede cambiar al crear el ítem. Evita incluir el año (por ejemplo, "aguinaldo_2025") si piensas reutilizar el ítem en años siguientes. |
| Forma de cálculo |
|
| Monto a asignar | Igual para todos si todos reciben el mismo monto, o Distinto por persona si el monto varía (por ejemplo, un monto menor para alguien que ingresó hace menos de 1 año). |
| Tipo de remuneración | Ocasional. Así el aguinaldo no se considera en el cálculo de un eventual finiquito. |
Presiona Guardar.
Si ya creaste un ítem de aguinaldo en años anteriores, no necesitas crear uno nuevo: revisa que su configuración siga vigente y continúa con el paso 2.
Paso 2: Asigna el aguinaldo a tus colaboradores
A un colaborador
- Ingresa a la Ficha del colaborador > Ítems.
- En el menú desplegable selecciona Haberes y haz clic en Asignar haber.
- Selecciona el ítem de aguinaldo, ingresa el monto (si es distinto por persona) y define el Mes de inicio y el Mes de término en el mismo mes, para que se pague una sola vez.
- Haz clic en Asignar.
A varios colaboradores (carga masiva)
- Dirígete a Reportería > Importadores > Importadores > Ítems y KPIs y selecciona el importador Ítems.
- Indica el período y selecciona el ítem de aguinaldo.
- En Tipo de Cuotas, elige Único: el aguinaldo se aplica solo en ese período y no vuelve a aparecer el mes siguiente.
- Revisa las opciones avanzadas:
- Sobrescribir Montos de Ítems ya Asignados: márcala solo si estás corrigiendo montos que ya cargaste.
- Recalcular Liquidaciones: viene marcada por defecto; déjala así para que las liquidaciones reflejen el aguinaldo al terminar la carga.
- Descarga el template, completa un colaborador por fila con su monto y súbelo con Seleccionar archivo.
Paso 3 (opcional): Si pagas el aguinaldo antes del fin de mes, regístralo como anticipo
Si depositas el aguinaldo antes de la liquidación de fin de mes (por ejemplo, antes del 18 de septiembre), debes registrar ese pago como anticipo. Así, en la liquidación de fin de mes el aguinaldo aparece como haber y el monto ya depositado se descuenta, y el colaborador no lo recibe dos veces.
- Crea un ítem de anticipo (solo la primera vez): ve a Remuneraciones > Ítems > Ítems > Anticipos y haz clic en Crear Anticipo. Por ejemplo, "Anticipo aguinaldo".
- Asigna el anticipo por el monto líquido que vas a depositar:
- A un colaborador: Ficha del colaborador > Ítems > Descuentos > Asignar descuento, selecciona el ítem de anticipo e ingresa el valor.
- A varios: usa el mismo importador Ítems del paso 2, esta vez seleccionando el ítem de anticipo.
- Genera el archivo para el banco: ve a Remuneraciones > Procesos > Procesos, ingresa al período, y en la sección Proceso General, haz clic en Otros pagos. En Tipo de Transfer elige Transfer bancario por ítem y selecciona el ítem de anticipo.
Genera el transfer con el ítem de anticipo, no con el haber de aguinaldo. Si seleccionas el haber, el archivo muestra el monto del haber (bruto) y no el líquido que quieres depositar.
¿Qué monto le pongo al anticipo? El líquido que vas a depositar. Si creaste el aguinaldo con forma de cálculo Líquido, es el mismo monto que definiste en el ítem (por ejemplo, aguinaldo líquido de $50.000 → anticipo de $50.000). Si lo creaste como Fijo (monto bruto), el líquido depende de los descuentos legales de cada colaborador, y es más difícil que el anticipo cuadre exacto.
El colaborador puede ver el comprobante del anticipo en Ficha del colaborador > Liquidaciones, sección Recibos extraordinarios.
Casos especiales
Cargué el anticipo por el mismo monto del aguinaldo líquido y la liquidación quedó con sobregiro o con un saldo a pagar
Puede pasar porque el cálculo del bruto depende de los topes y tramos de impuesto del mes completo: si el aguinaldo hace que el colaborador suba de tramo, la retención aumenta en toda la liquidación. Para que el saldo final quede como esperas, ajusta manualmente el monto del anticipo. El detalle está en ¿Cómo calcular el monto bruto de un ítem líquido?
Necesito pagarle un monto distinto a un solo colaborador
El ítem debe tener Monto a asignar: Distinto por persona. Así ingresas el monto de cada colaborador al asignarlo, ya sea en su ficha o en la columna de monto del template de carga masiva.
El monto del aguinaldo depende del sindicato, la empresa o el tramo de renta
Tienes dos alternativas: usar Distinto por persona y cargar el monto de cada colaborador en el template, o crear el ítem con forma de cálculo Formulado, que permite usar condiciones, tablas personalizadas y datos del colaborador.
Asigné el aguinaldo por error o a quien no correspondía
- Si la liquidación del mes sigue abierta: en la Ficha del colaborador > Ítems, haz clic en los tres puntos junto al ítem y selecciona Eliminar.
- Si la liquidación ya está cerrada: la opción Eliminar no aparece. Usa Terminar para definir una fecha de término y evitar que se siga aplicando.
- Para quitarlo a varios colaboradores a la vez: ve a Remuneraciones > Ítems > Ítems, abre el ítem, marca a los colaboradores y en Acciones selecciona Desasignar seleccionados.
El aguinaldo sigue apareciendo en la liquidación del mes siguiente
La asignación quedó sin mes de término. Asígnalo con Tipo de Cuotas: Único en la carga masiva, o con el mismo mes de inicio y de término en la ficha. Para corregir una asignación que ya quedó abierta, usa Terminar (ver el caso anterior).
Cambié el nombre del ítem y el código sigue mostrando el año anterior
Es esperable: el código se define al crear el ítem y no cambia al editar el nombre. No afecta el cálculo. Lo que ve el colaborador en su liquidación es el Nombre.
Consideraciones importantes
- El aguinaldo debe estar asignado antes de cerrar el mes para que aparezca en la liquidación.
- Si usas forma de cálculo Líquido y además marcas el ítem en Incluir en cálculos de (por ejemplo, Aporte Gratificación), el monto bruto calculado cambia.
- Si el anticipo aparece en la liquidación pero el comprobante está vacío, actualiza primero el comprobante de nómina y luego el de anticipo.
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