En esta guía aprenderás a administrar y asignar los diferentes tipos de ítems (como Haberes, Descuentos e Informativos) a la ficha de tus colaboradores dentro de Buk. Ya sea que necesites realizar un registro puntual para una persona o cargar información masiva para toda tu nómina, este procedimiento te acompañará paso a paso en cada una de las opciones disponibles.
Al finalizar este proceso, mantendrás actualizados los conceptos contables de tus trabajadores de forma clara y ordenada, asegurando que sus liquidaciones reflejen exactamente los montos correspondientes en cada período.
Configuración previa (Opcional)
Si deseas que las asignaciones de ítems incluyan una nota explicativa o detalle visible en la liquidación de sueldo del colaborador, primero debes activar esta herramienta en la plataforma.
RUTA: Remuneraciones → Configuraciones → Cálculo → Ítems
Una vez dentro de esta pantalla, activa la casilla "Habilitar Descripción en Asignaciones". Al habilitar este ajuste, el campo "Detalle" quedará visible tanto en la ficha individual como en las planillas de carga masiva.
Paso a paso
Opción 1: Proceso de asignación individual
Paso 1: Ingresa a la ficha del trabajador
Para comenzar, busca y selecciona al colaborador al que deseas asignarle el concepto.
RUTA: Ficha del colaborador → Pestaña "Ítems"
Al ingresar a la pestaña "Ítems", verás en pantalla el resumen de todos los conceptos que el trabajador tiene asociados hasta el momento.
Paso 2: Selecciona el tipo de ítem a registrar
En la parte superior de la sección, ubica el menú desplegable. Haz clic en él para seleccionar el tipo de concepto que vas a incorporar (por ejemplo: Haberes, Descuentos, Informativos, entre otros). A continuación, pincha en el botón "Asignar haber" (o la opción equivalente al tipo de ítem escogido). Verás que la plataforma desplegará un formulario de configuración.
Paso 3: Define el período, centro de costo y detalles opcionales
En este formulario, completa los datos solicitados:
Mes de inicio: Selecciona el período a partir del cual comenzará a aplicar el ítem.
Mes de término: Indica la fecha final en caso de que sea un concepto temporal; si es permanente, puedes dejar esta casilla sin completar.
Opciones Avanzadas (Opcional): Haz clic en esta casilla si necesitas vincular un Centro de Costo específico a la asignación.
Detalle (Opcional): Si activaste previamente la configuración general de descripciones, escribe en la casilla "Detalle" el texto o comentario que aparecerá directamente reflejado en la liquidación del colaborador.
Paso 4: Guarda y confirma la asignación
Una vez revisados los datos, dirígete a la parte inferior y haz clic en el botón "Asignar". Al presionar esta opción, el sistema procesará la solicitud y el nuevo ítem quedará guardado e incorporado en la ficha del colaborador.
Paso 5: Gestiona la asignación (Editar, Pausar, Terminar o Eliminar)
Si en el futuro necesitas realizar un ajuste sobre una asignación existente, ve a la ficha del trabajador, dirígete a la pestaña "Ítems" y presiona los tres puntos verticales ubicados junto al ítem correspondiente. El sistema desplegará las siguientes opciones:
Editar: Te permite modificar los parámetros de la asignación. Esta opción solo se encuentra disponible si todas las liquidaciones que contienen dicho ítem se encuentran abiertas.
Terminar (ícono de detener): Te permite definir una fecha de término. Esta acción reemplaza automáticamente a la opción "Eliminar" cuando el ítem ya forma parte de liquidaciones que se encuentran cerradas.
Eliminar: Quita la asignación del colaborador. Esta opción solo figurará si todas las liquidaciones asociadas al ítem continúan abiertas.
Suspender: Pausa temporalmente la aplicación del ítem en la liquidación.
Previsualizar (ícono del ojo): Al hacer clic en este símbolo, podrás visualizar en detalle los datos registrados del ítem.
Opción 2: Proceso de asignación masiva (vía Importador)
Paso 1: Dirígete al área de importadores
Si necesitas asignar ítems a múltiples colaboradores simultáneamente, la mejor alternativa es utilizar la carga masiva.
RUTA: Reportería → Información → Importadores
Una vez en esta sección, selecciona la opción "Importadores" y haz clic en el importador de "Ítems".
Paso 2: Selecciona el período y el tipo de concepto
En esta pantalla, el sistema te solicitará indicar el período a cargar y el ítem específico. Si necesitas registrar distintos conceptos al mismo tiempo en un solo archivo, activa la casilla "Cargar Múltiples Tipos de Bonos Simultáneamente".
Paso 3: Define la modalidad de las cuotas
A continuación, dirígete al campo "Tipo de Cuotas" y selecciona la alternativa correspondiente:
Único: Para cobros o pagos de una sola vez.
Sin fecha de término: Para ítems fijos y permanentes.
Número específico de cuotas: Para dividir el valor en un plazo determinado de meses.
Paso 4: Configura las Opciones Avanzadas del importador
Antes de generar tu plantilla, revisa y marca las casillas avanzadas según lo requiera tu proceso:
Sobrescribir Montos de Ítems ya Asignados: Permite actualizar o reemplazar valores existentes. Toma en cuenta que si marcas esta opción e ingresas el valor "0" en la columna de montos de la plantilla, el sistema desasignará masivamente dichos ítems.
Sobrescribir Valores en los Atributos Personalizados de las Asignaciones: Te permite actualizar la información de los atributos personalizados asociados a la asignación.
Recalcular Liquidaciones: Viene marcada por defecto. Permite que al completar la carga, las liquidaciones se recalculen automáticamente para reflejar la nueva información.
Receptor de pagos: Se habilita al seleccionar "Cargar Múltiples tipos de bono simultáneamente" e incorpora columnas adicionales en la plantilla para realizar el pago de los ítems a un tercero.
Reajuste porcentual: Permite actualizar el valor de un ítem fijo con montos variables por colaborador, según el porcentaje especificado en la planilla.
Paso 5: Descarga, completa y sube el archivo
Guarda el archivo ejecutable (template), ingresa los datos requeridos de tus colaboradores y vuelve a esta sección para subir la planilla a la plataforma. Si el procedimiento fue exitoso, el sistema te notificará que la carga masiva se completó correctamente.
Método alternativo: Desasignación masiva directa
Paso 1: Accede al catálogo de Ítems
Si prefieres desasignar conceptos a varios trabajadores sin utilizar la planilla masiva con monto "0", puedes hacerlo desde el panel de remuneraciones.
RUTA: Remuneraciones → Ítems → Ítems
Al ingresar, selecciona el tipo de concepto que deseas gestionar (Haberes, Descuentos, Anticipos, Aporte Patronal, Informativos o Créditos).
Paso 2: Quita los ítems a los colaboradores seleccionados
Haz clic en el ítem específico que quieres remover y marca las casillas de los trabajadores correspondientes. Posteriormente, dirígete al menú de "Acciones" y presiona "Desasignar seleccionados". Al presionar esta opción, el sistema desvinculará el ítem de las fichas seleccionadas.
Resultado esperado
Al finalizar correctamente cualquiera de estas modalidades, los ítems quedarán registrados o desasignados en las fichas de los trabajadores y se verán reflejados de forma precisa en el cálculo de sus liquidaciones de sueldo.
Consideraciones adicionales
Alcance y permisos: Este procedimiento está diseñado para usuarios administradores de Buk que cuenten con los permisos necesarios para la gestión y asignación de ítems.
Estado de la ficha: Para efectuar cualquier gestión de asignación (asignar, modificar, suspender, desasignar o terminar), es imprescindible que la ficha del colaborador se encuentre en estado Activo o Pendiente.