¿Cómo reliquidar diferencias por la actualización del sueldo mínimo?

Con la entrada en vigencia del reajuste al Ingreso Mínimo Mensual (IMM), es necesario cargar y pagar de manera correcta las diferencias retroactivas correspondientes a tus trabajadores. En esta guía te acompañaremos paso a paso para que aprendas a realizar este proceso dentro de la plataforma, permitiendo que tus libros de remuneraciones y archivos previsionales queden completamente al día.

Antes de comenzar, es muy importante que te asegures de cumplir con dos requisitos previos: 

• En primer lugar, si nunca has realizado este proceso anteriormente, debes solicitar al equipo de Soporte que habilite la opción de reliquidaciones en tu plataforma. 

• En segundo lugar, recuerda tener creado con anticipación el ítem de reliquidación específico que vas a utilizar durante este procedimiento.

Paso a paso

Paso 1: Carga masiva de diferencias (si tienes un grupo grande de colaboradores)

Para comenzar con la modalidad masiva, debes dirigirte al menú lateral de la plataforma e ingresar a la siguiente sección:

Ruta: Reportería > Importadores > Ítems y KPI's > Ítems.

Una vez allí, selecciona el ítem de reliquidación que configuraste previamente para este fin. A continuación, verás la opción para descargar una plantilla o template en tu equipo. Abre este documento, complétalo cuidadosamente con la información de los colaboradores correspondientes y guarda los cambios. Finalmente, para subir el archivo de regreso a la plataforma, presiona el botón Seleccionar archivo. El sistema procesará el documento de inmediato y cargará los datos de forma automática.

Paso 2: Registro de la reliquidación individual (si prefieres gestionarlo uno a uno)

Por otro lado, si necesitas aplicar el reajuste a un colaborador en específico de manera directa, primero debes ingresar a la ficha del colaborador que deseas modificar. Una vez dentro de su perfil, muévete a través de las pestañas superiores siguiendo esta ruta:

Ruta: Ítems > Reliquidaciones > Reliquidar Bono.

En este punto, se desplegará en la pantalla un formulario interactivo. Completa los datos solicitados con los montos correspondientes y, después de verificar que todo esté correcto, haz clic en Guardar. Notarás que el sistema actualizará la información de la ficha de inmediato, dejando el registro asegurado.

Paso 3: Actualización de tus libros de remuneraciones

Una vez que hayas terminado de cargar las diferencias —ya sea por la vía masiva o de forma individual— es fundamental que estos nuevos valores queden reflejados en tu contabilidad general. Para lograrlo, dirígete al Panel de Control de tu plataforma y procesa todos los libros del periodo correspondiente. Al realizar esta acción, verás cómo el sistema recalcula los valores y actualiza de manera automática cada uno de los registros con las nuevas cargas que acabas de ingresar.

Paso 4: Generación y descarga de archivos para Previred

Con tus libros de remuneraciones completamente actualizados, el siguiente paso es preparar la información para el pago de las cotizaciones previsionales. Para continuar con esto, dirígete a la siguiente ruta:

Ruta: Archivos y Pagos > Previred > Descargar.

Al presionar el botón de descarga, notarás que el sistema generará automáticamente dos archivos adicionales muy importantes para este proceso normativo: el archivo de Renta Accesoria y el de Leyes Sociales de Renta Accesoria. Asegúrate de guardarlos en tu computador.

Paso 5: Carga de datos en el portal de Previred

Para terminar el procedimiento, debes salir un momento de la plataforma e ingresar de forma directa al portal web de Previred con tus accesos habituales. Una vez dentro, sube el archivo de Renta Accesoria que descargaste en el paso anterior. Finalmente, dentro de la misma plataforma de Previred, asegúrate de seleccionar el tipo de nómina bajo el concepto de Gratificación. Verás que al hacer esto se habilitará de inmediato un campo especial en la pantalla, donde deberás informar de manera exacta los periodos que estás reliquidando.

Resultado esperado

Si realizaste el proceso correctamente, el sistema habrá recalculado con éxito las diferencias del sueldo mínimo en las liquidaciones correspondientes, dejando actualizados tus libros mensuales de remuneraciones. Además, contarás con los archivos validados y listos para ser declarados en el portal de Previred, reflejando fielmente los periodos reliquidados según la normativa vigente.

Consideraciones adicionales

Para calcular con total precisión las diferencias que vas a reliquidar en la plataforma, recuerda que debes considerar todos los conceptos que se ven afectados por el sueldo base y/o la gratificación legal de tus trabajadores (esto incluye el sueldo base, la gratificación, las horas extras y cualquier bono asociado).

Para facilitarte la comprensión de este cálculo, veamos un ejemplo práctico basado en el periodo de mayo de 2026:

• Imagina que un colaborador recibía hasta mayo de 2026 un sueldo base de $539.000 y una gratificación de $134.750.

• Con la entrada en vigencia del nuevo Ingreso Mínimo Mensual (IMM) fijado en $553.553, la diferencia del sueldo base que se le adeuda se obtiene restando el nuevo mínimo de su sueldo anterior: $553.553 - $539.000 = $14.553.

• Por su parte, el 25% de este nuevo ingreso mínimo equivale a una gratificación de $138.388. Al restar lo que ya se le había pagado ($134.750), determinamos que el monto adeudado por concepto de gratificación es de $3.638.

• Por último, si en mayo se le pagó una hora extra por un valor de $4.716, al calcular esa misma hora con el nuevo IMM su valor real pasa a ser de $4.811. Esto genera una pequeña diferencia a favor del trabajador de $95.

Sugerencia del especialista: Te recomendamos confirmar directamente con la Dirección del Trabajo (DT) y con tu Caja de Compensación respectiva el procedimiento exacto y vigente que debes utilizar para el pago retroactivo de horas extras y de la asignación familiar, evitando así cualquier inconveniente administrativo en tus declaraciones.