En Buk, la liquidación no es solo un documento: es un registro dinámico que puede evolucionar si realizas cambios tras el cierre inicial. Este artículo explica cómo entender las versiones de una liquidación y cómo gestionar los pagos cuando existen diferencias.
Conceptos Clave
- Liquidación Original: es el documento que se generó al momento del primer cierre de mes. Es el respaldo de lo que se pagó inicialmente.
- Liquidación Actualizada: aparece sólo cuando realizas cambios que afectan los cálculos de la liquidación. Muestra los montos nuevos tras el ajuste.
- Reproceso: el acto de modificar una liquidación ya pagada o cerrada para corregir errores o añadir información omitida. En este artículo puedes encontrar más información sobre cómo crear un reproceso.
Paso a Paso
1. Cómo visualizar y comparar liquidaciones
Si un colaborador tiene un ajuste posterior al pago, verás dos pestañas en su liquidación:
- Ve a la Ficha del Colaborador, pestaña Liquidaciones.
Haz clic en la liquidación que tiene modificaciones. Verás las pestañas "Liquidación Original" y "Liquidación Actualizada".
2. Cómo descargar y enviar liquidaciones
- Descarga Individual: desde la ficha del colaborador, haz clic en el botón de Impresora (esquina superior derecha) de la liquidación que quieres descargar. Se recomienda descargar la versión Actualizada si hubo cambios.
Descarga Masiva - opción 1: ve al menú lateral Remuneraciones, sección Procesos, y luego al mes desde el cual quieres descargar las liquidaciones. En la sección Proceso General, puedes descargar las liquidaciones desde Liquidaciones en PDF.
- Descarga Masiva - opción 2: ve a Remuneraciones, sección Archivos y Pagos, y haz clic en Crear Archivo. En Tipo de Archivo selecciona Liquidaciones en PDF, escribe un nombre para identificar el archivo y selecciona el mes de los comprobantes que quieres incluir en el archivo. Selecciona los comprobantes que quieres incluir y haz clic en Crear archivo al final de la página. El archivo quedará disponible para su descarga a través del botón Descargar Archivo.
- Envío por Email: en el menú lateral Remuneraciones, sección Procesos, haz clic en Más Acciones de la sección Proceso general dentro del mes para el que quieres hacer el envío. Allí verás la opción Enviar Liquidaciones. Se abrirá un modal en el que podrás escoger si enviar las liquidaciones a todos los empleados o hacer tu propia selección. Importante: el mes debe estar cerrado y sólo se enviarán las liquidaciones a aquellos empleados que tengan registrado un email corporativo en su información personal.
Gestión de Diferencias
Cuando el monto de la "Liquidación Actualizada" no coincide con la "Original", el sistema gestiona la diferencia automáticamente:
- Si el monto nuevo es MAYOR: la diferencia queda disponible para ser pagada. Puedes descargar el archivo para el banco en Remuneraciones, sección Procesos, ingresando el reproceso al que pertenece la liquidación. Allí, en la pestaña Documentos y Pagos, podrás descargar el Transfer de Diferencias.
- Si el monto nuevo es MENOR: se genera un "Sobregiro" que Buk descontará automáticamente en la liquidación del mes siguiente bajo el concepto Sobregiro Reproceso.
Consideraciones Importantes
- Firma de Liquidaciones: si utilizas firma electrónica, ten en cuenta que al generar una Liquidación Actualizada, la firma de la Liquidación Original queda obsoleta. Deberás solicitar la firma del nuevo documento.
- Impacto en Reportes: los reportes de nómina mostrarán por defecto la información de la Liquidación Actualizada.
Solución a Dudas Frecuentes
¿Puedo eliminar la pestaña de "Liquidación Original"?
No. Por motivos de auditoría y cumplimiento legal, Buk mantiene el registro de lo que se calculó primero. La pestaña original es tu comprobante ante cualquier fiscalización sobre el pago inicial.
¿Cómo sé quiénes tienen reprocesos en el mes?
En la vista de Remuneraciones, sección Procesos, puedes revisar los distintos procesos de tipo Reproceso que tienes creados por mes. Al ingresar, puedes ver a los empleados que son parte de cada reproceso.
¿Por qué no veo los cambios reflejados en el PDF?
Asegúrate de haber hecho clic en el botón Actualizar dentro de la liquidación del colaborador o en Recalcular Liquidaciones desde el botón Acciones dentro del reproceso . Si el mes está cerrado, recuerda que primero debes reabrir el mes en Modo Administrador. En el siguiente artículo puedes encontrar más información sobre cómo reabrir un mes cerrado.
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