Estructuras Contables es una funcionalidad de Buk que te permite definir cómo se generará el archivo de centralización contable de tu empresa.
A través de esta configuración, puedes adaptar el archivo exportado según el formato que requiera tu sistema contable o ERP, definiendo columnas, encabezados, pie de página y otras configuraciones complementarias.
Esta funcionalidad es especialmente útil cuando necesitas que el archivo contable siga una estructura específica para ser importado correctamente en tu proceso contable.
¿Para qué sirve Estructuras Contables?
Con este módulo podrás:
- Definir la estructura del archivo contable que exportarás desde Buk.
- Adaptar el archivo al formato requerido por tu ERP o sistema contable.
- Configurar columnas con atributos, textos planos, fórmulas, correlativos o montos.
- Agregar encabezados o pie de página cuando el formato lo requiera.
- Asignar una misma estructura a una o más empresas.
Acceso y permisos
Actualmente, esta funcionalidad se encuentra disponible para usuarios con perfil Superadmin, ya que permite realizar configuraciones que impactan directamente la generación de archivos contables.
¿Cómo crear una estructura contable?
Para crear una nueva estructura contable, ingresa al módulo y haz clic en Crear estructura contable. El sistema te permitirá iniciar la configuración de tres formas:
- Desde cero: crea una estructura completamente nueva, sin columnas ni configuraciones predefinidas.
- Desde plantilla: permite seleccionar un formato preconfigurado según el sistema contable o ERP que utilice tu empresa.
- Desde existente: permite crear una nueva estructura tomando como base una estructura ya creada anteriormente.
💡 Si eliges crear una estructura desde plantilla, podrás partir desde una configuración base y luego ajustarla según las necesidades de tu empresa.
👉 Consulta el artículo Estructuras Contables - Plantillas para conocer los formatos disponibles y cómo utilizarlos.
¿Qué puedes hacer dentro del módulo?
Dentro de Estructuras Contables podrás:
- Visualizar las estructuras contables ya creadas.
- Crear una nueva estructura.
- Editar una estructura existente.
- Duplicar una estructura para reutilizar su configuración.
- Eliminar estructuras que ya no necesites.
Duplicar una estructura contable
La opción Duplicar estructura permite crear una copia de una estructura existente, manteniendo la configuración de columnas, fórmulas, tipos de datos y orden de aparición.
Esta alternativa es útil cuando necesitas tomar como base una estructura que ya fue creada anteriormente, ya sea una estructura configurada manualmente desde cero o una estructura que originalmente fue creada a partir de una plantilla.
De esta forma, puedes reutilizar configuraciones ya definidas y ajustarlas según las necesidades de una nueva empresa, formato o proceso contable, sin modificar la estructura original.
Al duplicar una estructura, no se copian automáticamente algunas configuraciones generales, como el nombre, el código, la extensión del archivo o las empresas asignadas, por lo que deberás revisarlas antes de guardar.
Campos generales de la estructura
Al crear una estructura contable, deberás completar los siguientes campos:
- Nombre del archivo de contabilidad: corresponde al nombre con el que se descargará el archivo generado.
- Código: identificador único de la estructura contable. Buk lo completa automáticamente, pero puedes modificarlo.
-
Extensión del archivo: define el formato del archivo exportado. Actualmente puedes usar:
- .xlsx
- .xls
- .csv
- .txt
- Separador de contenido: si eliges una extensión como .csv o .txt, podrás definir cómo se separarán los datos dentro del archivo.
- Asignar Empresas a la Estructura Contable: permite definir qué empresas utilizarán esta estructura.
Opciones Avanzadas
Dentro del formulario de creación o edición de la estructura encontrarás la sección Opciones Avanzadas.
Desde aquí podrás habilitar configuraciones complementarias que afectan la generación del archivo, como por ejemplo:
- Encabezado
- Pie de página
- Modo detallado
- Codificación del archivo
- Separador de línea
👉 Revisa el artículo Estructuras Contables - Opciones Avanzadas para conocer en detalle cada configuración.
¿Cómo se compone una estructura contable?
Una estructura contable se compone de secciones que permiten definir cómo se construirá el archivo final exportado desde Buk.
Estas secciones son:
Contenido
Es la sección principal de la estructura. Aquí defines las columnas que formarán parte del archivo contable, como cuentas contables, centros de costo, montos, glosas u otros datos necesarios para tu centralización.
Cada columna puede configurarse según su orden de aparición, tipo de columna y valor.
Encabezado (opcional)
Si activas la opción Incluir encabezado dentro de Opciones Avanzadas, el sistema habilitará un tab adicional llamado Encabezado.
En esta sección podrás configurar filas que se agregarán al inicio del archivo contable exportado.
Pie de Página (opcional)
Si activas la opción Incluir pie de página dentro de Opciones Avanzadas, el sistema habilitará el tab Pie de Página.
Esta sección permite agregar una fila final al archivo contable, por ejemplo para incluir totales, textos de cierre u otros valores requeridos por el sistema de destino.
Asignar empresas a la estructura contable
Una vez creada la estructura, puedes definir qué empresas la utilizarán mediante el campo Asignar Empresas a la Estructura Contable.
Para hacerlo:
- Ingresa a Administración → Estructuras Contables.
- Abre la estructura que deseas configurar.
- Ubica el campo Asignar Empresas a la Estructura Contable.
- Selecciona una o más empresas desde la lista.
- Guarda los cambios.
Esto te permitirá:
- Usar la misma estructura en una o varias empresas.
- Evitar duplicaciones innecesarias cuando el formato contable es compartido.
- Gestionar más de una estructura por empresa si necesitas distintos archivos contables.
Ejemplo práctico
Supongamos que tu empresa necesita exportar la centralización contable en un formato específico para ser importado en su ERP.
En ese caso, puedes crear una estructura contable en Buk, definir las columnas necesarias, elegir la extensión del archivo, configurar encabezado o pie de página si el formato lo requiere, y luego asignarla a la empresa correspondiente.
De esta manera, cada vez que generes el archivo contable, este se descargará siguiendo la estructura configurada previamente.