Este procedimiento interno está diseñado para guiarte paso a paso en la replicación de una estructura contable previamente validada desde un tenant de origen hacia un tenant de destino.
En lugar de reconstruir la estructura columna por columna de forma manual, este flujo te permite exportar toda su definición en un archivo .yml para luego importarla directamente en el tenant donde la necesitas. Con esto lograrás ahorrar tiempo, evitar reprocesos y garantizar la consistencia en configuraciones repetidas.
¿Cuándo utilizar este flujo?
Te recomendamos recurrir a esta funcionalidad cuando te encuentres en las siguientes situaciones:
Replicación entre tenants: Necesitas trasladar una estructura contable de un entorno a otro.
Reutilización de trabajo previo: Requieres volver a usar una estructura que ya fue validada técnicamente.
Optimización del tiempo: Deseas evitar errores manuales y agilizar la configuración de nuevos entornos.
Prerrequisitos
Antes de dar inicio al proceso, es importante que verifiques los siguientes puntos:
Acceso a ActiveAdmin: Contar con los permisos necesarios para operar en el panel interno.
Tenants identificados: Tener total claridad de cuál es el tenant origen (desde donde exportarás) y cuál es el tenant destino (donde importarás).
Estructura base definida: Saber con exactitud qué estructura contable deseas replicar.
Validación de código: Confirmar previamente que el código de la estructura contable no exista registrado en el tenant de destino.
💡 Importante: El archivo
.ymlexportado no debe ser modificado manualmente bajo ninguna circunstancia (no alteres su formato ni su contenido). Debe importarse tal como se descarga desde ActiveAdmin. Cualquier ajuste posterior (como asignación de empresas o configuraciones particulares del tenant) se realiza directamente desde la plataforma web una vez completada la importación.
Paso a paso del procedimiento
Paso 1: Identificación y revisión de la estructura base
Para comenzar, dirígete al módulo de Estructuras Contables dentro de la plataforma. Una vez allí, ubica e identifica minuciosamente la estructura contable que deseas replicar. En este punto, aprovecha de validar que el código de dicha estructura esté disponible y libre de duplicidad en el tenant de destino.
Paso 2: Acceso a ActiveAdmin y navegación
Luego de verificar la estructura base, ingresa a la herramienta ActiveAdmin. Para ubicar el módulo correspondiente, sigue la siguiente ruta de navegación:
RUTA: Otros → Estructuras contables
Una vez que te encuentres en esta sección, el sistema desplegará el listado general con las estructuras contables disponibles.
Paso 3: Exportación del archivo de definición (.yml)
A continuación, busca en el listado la estructura contable seleccionada. Al costado derecho de la fila verás un menú contextual (representado por tres puntos).
Pincha en el menú de tres puntos y selecciona la opción Exportar. Al hacer clic, el sistema procesará la solicitud y descargará de forma automática en tu equipo un archivo con extensión .yml, el cual contiene la definición completa de la estructura contable.
Paso 4: Importación de la estructura en el tenant destino
Después de eso, asegúrate de estar posicionado en la sesión del tenant de destino dentro de ActiveAdmin.
En la misma sección de Estructuras Contables, selecciona la opción Importar estructura contable. Al presionar este botón, el sistema te solicitará adjuntar el archivo .yml que acabas de descargar. Selecciona el archivo desde tu equipo y confirma la carga. El sistema iniciará el proceso de lectura e importación.
Paso 5: Ajustes posteriores y validación en la plataforma
Finalmente, una vez que la importación se haya completado con éxito, dirígete a la plataforma principal para concluir la configuración. En esta sección podrás llevar a cabo las acciones complementarias requeridas, tales como:
La asignación de empresas a la nueva estructura.
La revisión y ajuste de configuraciones específicas requeridas por el tenant.
La validación funcional directa para asegurarte de que la estructura responda correctamente.
Resultado esperado
Si realizaste el procedimiento de manera correcta, la definición completa de la estructura contable habrá sido replicada íntegramente en el tenant destino, dejándola disponible para su uso inmediato en la plataforma sin necesidad de haberla creado manualmente desde cero.
Errores frecuentes y cómo interpretarlos
Durante el proceso de importación, ActiveAdmin ejecuta validaciones automáticas de seguridad e integridad para garantizar que los datos se registren sin fallas. En caso de que el sistema detecte alguna inconsistencia, mostrará un mensaje de alerta. A continuación, te explicamos qué significa cada uno:
Código duplicado: Ocurre cuando el código de la estructura que intentas importar ya se encuentra registrado en el tenant de destino. Para solucionarlo, verifica la existencia previa de la estructura en ese tenant.
Archivo YML inválido: Se presenta si el archivo sufrió alteraciones manuales, errores en su sintaxis/indentación o si le faltan campos obligatorios. Recuerda que no debes editar el archivo descargado.
Estructura incompleta: Indica que la definición contenida en la estructura es inconsistente o no cumple con los parámetros funcionales requeridos por el sistema.
📸 Ver paso a paso con capturas
A continuación se muestra el flujo completo para exportar, modificar e importar una estructura contable, con ejemplos reales desde ActiveAdmin. Este detalle es opcional y está pensado para cuando necesitas validar visualmente cada paso del proceso.
1) Acceder a ActiveAdmin y revisar estructuras existentes
🎯 Objetivo: Identificar la estructura base que será duplicada.
Ingresa a ActiveAdmin y navega a Otros → Estructuras contables. En esta vista se listan todas las estructuras contables disponibles en el tenant. Este listado es el mismo que se visualiza en el módulo de Estructuras Contables del producto.
Aquí debes identificar la estructura que servirá como base para la duplicación.
2) Exportar la estructura seleccionada
🎯 Objetivo: Descargar el archivo YML con la definición de la estructura.
En la fila de la estructura elegida, abre el menú de tres puntos y selecciona la opción Exportar.
Esta acción descargará un archivo .yml que contiene toda la definición de la estructura contable.
3) Acceder a la opción Importar estructura contable
🎯 Objetivo: Iniciar el flujo de carga del archivo YML.
Desde la misma vista de Estructuras Contables en ActiveAdmin, haz clic en el botón Importar estructura contable, ubicado en la parte superior derecha.
4) Seleccionar el archivo YML
🎯 Objetivo: Cargar el archivo correcto antes de importar.
En la pantalla de importación, selecciona el archivo YML que fue exportado.
En este punto solo se carga el archivo, aún no se ejecuta la importación.
5) Confirmar la importación
🎯 Objetivo: Crear la nueva estructura contable.
Una vez cargado el archivo correctamente, valida que el nombre del archivo sea el esperado y haz clic en Importar archivo seleccionado.
- ✅ El archivo cargado es el correcto
- ✅ El botón de importación está habilitado
6) Verificación en el módulo de Estructuras Contables
🎯 Objetivo: Confirmar que la estructura fue creada correctamente.
Dirígete al módulo de Estructuras Contables del producto y verifica que la nueva estructura aparece en el listado.