Este flujo es de uso interno y se realiza desde ActiveAdmin.
La funcionalidad de Exportar e Importar estructuras contables permite replicar estructuras contables entre tenants sin necesidad de reconstruirlas manualmente desde cero.
Este proceso es útil cuando un equipo interno necesita reutilizar en otro tenant una estructura contable ya validada.
En lugar de crear la estructura columna por columna, se exporta su definición a un archivo .yml, que luego se importa en el tenant de destino.
¿Cuándo usar este flujo?
Te recomendamos usar este flujo cuando necesites:
- replicar una estructura contable entre tenants,
- reutilizar una estructura ya validada,
- ahorrar tiempo y evitar reprocesos en configuraciones repetidas.
Prerrequisitos
Antes de iniciar, asegúrate de contar con lo siguiente:
- acceso a ActiveAdmin,
- identificación clara del tenant origen y del tenant destino,
- la estructura contable base que deseas replicar,
- validación de que el código de la estructura no exista ya en el tenant destino.
💡 Importante: el archivo .yml exportado no debe modificarse manualmente. Debe importarse tal como se genera desde ActiveAdmin.
Cualquier ajuste posterior, como asignación de empresas u otras configuraciones específicas del tenant, debe realizarse directamente desde la plataforma una vez finalizada la importación.
Resumen del proceso
A nivel general, el flujo se compone de tres etapas:
- Exportar una estructura contable desde ActiveAdmin.
- Importar el archivo .yml en el tenant destino.
- Realizar ajustes posteriores en la plataforma, si corresponde.
Flujo general
1. Revisar la estructura base
Desde el módulo de Estructuras Contables, identifica la estructura que deseas replicar.
2. Acceder a ActiveAdmin
Ingresa a ActiveAdmin y navega a Otros → Estructuras contables.
3. Exportar la estructura
Desde el menú de tres puntos de la estructura seleccionada, haz clic en Exportar.
Esta acción descargará un archivo .yml con la definición completa de la estructura contable.
4. Importar la estructura en el tenant destino
En ActiveAdmin, haz clic en Importar estructura contable y selecciona el archivo .yml exportado.
5. Realizar ajustes posteriores
Una vez importada la estructura, puedes realizar ajustes directamente desde la plataforma, por ejemplo:
- asignación de empresas,
- revisión de configuraciones específicas del tenant,
- validación funcional de la estructura importada.
Errores frecuentes
Durante la importación, el sistema ejecuta validaciones automáticas para asegurar la consistencia de la estructura.
Si ocurre un error, el mensaje te permitirá identificar rápidamente la causa:
- Código duplicado: el código de la estructura ya existe en el tenant destino.
- Archivo YML inválido: el archivo presenta errores de formato, indentación o campos obligatorios faltantes.
- Estructura incompleta: la definición de la estructura es inconsistente o inválida.
📸 Ver paso a paso con capturas
A continuación se muestra el flujo completo para exportar, modificar e importar una estructura contable, con ejemplos reales desde ActiveAdmin. Este detalle es opcional y está pensado para cuando necesitas validar visualmente cada paso del proceso.
1) Acceder a ActiveAdmin y revisar estructuras existentes
🎯 Objetivo: Identificar la estructura base que será duplicada.
Ingresa a ActiveAdmin y navega a Otros → Estructuras contables. En esta vista se listan todas las estructuras contables disponibles en el tenant. Este listado es el mismo que se visualiza en el módulo de Estructuras Contables del producto.
Aquí debes identificar la estructura que servirá como base para la duplicación.
2) Exportar la estructura seleccionada
🎯 Objetivo: Descargar el archivo YML con la definición de la estructura.
En la fila de la estructura elegida, abre el menú de tres puntos y selecciona la opción Exportar.
Esta acción descargará un archivo .yml que contiene toda la definición de la estructura contable.
3) Acceder a la opción Importar estructura contable
🎯 Objetivo: Iniciar el flujo de carga del archivo YML.
Desde la misma vista de Estructuras Contables en ActiveAdmin, haz clic en el botón Importar estructura contable, ubicado en la parte superior derecha.
4) Seleccionar el archivo YML
🎯 Objetivo: Cargar el archivo correcto antes de importar.
En la pantalla de importación, selecciona el archivo YML que fue exportado.
En este punto solo se carga el archivo, aún no se ejecuta la importación.
5) Confirmar la importación
🎯 Objetivo: Crear la nueva estructura contable.
Una vez cargado el archivo correctamente, valida que el nombre del archivo sea el esperado y haz clic en Importar archivo seleccionado.
- ✅ El archivo cargado es el correcto
- ✅ El botón de importación está habilitado
6) Verificación en el módulo de Estructuras Contables
🎯 Objetivo: Confirmar que la estructura fue creada correctamente.
Dirígete al módulo de Estructuras Contables del producto y verifica que la nueva estructura aparece en el listado.